Erityisesti oikeuskansleri on kiinnittänyt ratkaisuissaan viranomaisten huomiota julkisuuslain 14 §:n 3 momentissa säädettyihin velvoitteisiin paitsi ilmoittaa asiakirjan pyytäjälle kieltäytymisen syy, myös kertoa asiakirjan pyytäjälle tämän mahdollisuudesta saattaa viranomaisen ratkaistavaksi ja tiedustella, haluaako hän näin menetellä.

Oikeus saada perusteltu päätös ja hakea päätökseen muutosta ovat hyvän hallinnon keskeisiä oikeusturvatakeita. Tietopyytäjällä on todettu ehdoton oikeus saada asiassa pyydetty asiakirja tai muutoksenhakukelpoinen päätös, eikä viranomaisella ole harkintavaltaa tätä edellyttävän menettelyn suhteen. Sitä on sovellettava myös tilanteissa, joissa viranomaisella ei ole pyydettyä asiakirjaa, ja ainakin jos pyydetyn asiakirjan olemassaoloa ei voida pitää poissuljettuna.


Asiakirjan luonne
Viranomaisen on tehtävä asiassa valituskelpoinen päätös, vaikka luovuttamasta kieltäytymistä olisikin perusteltu sillä, että viranomaisen mielestä asiakirja ei ole julkisuuslain tarkoittama asiakirja. Tilanne muodostaa yhden kieltäytymisperusteen, ja myös näissä tapauksissa asia on voitava saattaa tuomioistuimen ratkaistavaksi. (OKV/916/1/2011)


Asian ratkaiseva viranomainen
Muutoksenhakemisesta päättäminen edellyttää viranomaiselta, että se on riittävästi ohjeistanut ja perehdyttänyt henkilöstöään julkisuuslainsäädännön soveltamiseen. Tapauksessa viranomaisessa ei oltu määritelty, kuka tekee päätöksen tietojen antamisesta tai luovuttamisesta, jos yksittäinen viranhaltija kieltäytyy antamasta pyydettyjä tietoja ja asia on saatettava viranomaisen ratkaistavaksi. (OKV/1795/1/2013)


Tietojen osittainen luovuttaminen
Kantelija oli pyytänyt viranomaiselta tietoja hakemansa tehtävän hakijamäärästä, hakijavertailusta ja haastatteluun kutsutuista. Kantelija pyysi myös jäljennöksen nimitysmuistiosta. Hän sai sähköpostitse nimitysmuistion, josta oli poistettu ehdokkaiden ansiovertailu. Viranomainen ei kuitenkaan perustellut puuttuneen tiedon luovuttamatta jättämistä eikä kertonut muutoksenhaun mahdollisuudesta. (OKV/643/1/2015)


Tietopyytäjän avustaminen
Tietopyytäjän ohjaaminen verkkotiedon pariin ei ole viranomaiselle riittävä toimenpide tietopyyntöön vastaamiseksi. Oikeus saada perusteltu päätös ja hakea päätökseen muutosta ovat hyvän hallinnon keskeisiä oikeusturvatakeita. Tarvittaessa tietopyytäjää voidaan avustaa asiakirjan yksilöinnissä. Tietopyynnössä oli kyse yksityishenkilön velkajärjestelyasiassa määrätyn selvittäjän palkkiosta. Hänelle oli vastattu, että selvittäjän palkkion korottamista on käsitelty useaan otteeseen viimeksi kuluneiden vuosien aikana ja että asia on jälleen esillä tulevan talousarviosuunnittelun yhteydessä. Kantelija oli vastauksen johdosta pyytänyt saada perehdyttäväkseen asiakirjat, joita hänelle ei oltu toimitettu. Hänelle oli todettu ainoastaan, että eduskunnalle annettava hallituksen esitys seuraavan vuoden talousarvioksi on prosessin ensimmäinen julkinen asiakirja ja että vuoden 2015 talousarvio löytyy netistä. (OKV/1313/1/2015)


Kantelija oli pyytänyt viranomaiselta useita kertoja tietoja ja asiakirjoja sen käymistä neuvotteluista. Kantelijan pyyntöihin oli vastattu toteamalla kaiken tiedon löytyvän pöytäkirjasta ja että sellaisia neuvotteluja pyydetystä asiasta ei oltu käyty, että niiden sisältö olisi tuottanut julkisuuslaissa tarkoitetun asiakirjan. (OKV/1906/1/2018)


Viranomaiselta puuttunut aineisto
Kantelijalle on annettava valituskelpoinen päätös asiakirjapyyntöön, jos tietoja ei luovuteta. Tapauksessa elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen pöytäkirjaan oli merkitty virheellistä tietoa kantelijan tilasta ja annettu virheellistä tietoa valokuvien ottamisesta valvontakäynnillä. Kantelija oli pyytänyt saada kyseiset valokuvat, mutta viranomaisen mukaan niitä ei ole. (OKV/1817/1/2015)


Ministeriö ei ollut antanut kantelijalle asiasta valituskelpoista päätöstä. Vastausta oli perusteltu sillä, että kun pyydettyjä asiakirjoja ei sen hallussa ollut, kielteinen vastaus ei edellyttänyt valituskelpoista päätöstä. (OKV/968/1/2017)


Kantelijalle on annettava asiassa perusteltu ja valituskelpoinen päätös. Tapauksessa kantelijalle ei voitu luovuttaa kirjallisesti pelkästään suullisesti annettua selvitystä. Kantelijalle kerrottiin pelkästään syy tilanteeseen. Toisessa tapauksessa kantelijan pyytämä tallenne ei ollut viranomaisen hallussa. (OKV/1281/1/2016)


Kantelija oli pyytänyt kaupungilta jäljennöksen kunniamerkkiesityksestä. Hänelle oli kerrottu, ettei kunniamerkkiesityksistä säilytetä jäljennöksiä, vaikka kaupungin oikeuskanslerille antaman selvityksen mukaan kunniamerkkiesityksistä kuitenkin säilytetään jäljennökset. Kantelijan saama tieto ja selvityksessä esitetty olivat näin ollen ristiriidassa keskenään. (OKV/812/1/2012)


Perusteeton salassapito
Vaikka tiedottamisen laajuus ja tavat ovat kuntalain mukaan kunnan harkittavissa, asiakirjapyynnön esittäneeltä on julkisuuslain mukaisesti tiedusteltava, haluaako tämä asiasta kirjallisen päätöksen. Tapauksessa ilmeni, että kaupungin tilakeskuksella oli ollut jo vuosien ajan asiakirjapyyntöjen suhteen käytäntönä, että tutkimustuloksia, raportteja tai näytetuloksia ei anneta niitä pyytäville. Asiassa olisi silti ollut perusteltua, että kaupunki olisi tiedottanut koulun sisäilmaongelmista asiakirja-aineistossa esiin tuotua tehokkaammin. Tämä olisi ollut erityisen perusteltua, koska asia liittyi lasten terveyteen. (OKV/1588/1/2013)


Kantelijan kahteen asiakirjapyyntöön vastanneet Kelan viranhaltijat eivät olleet pyydettyjen asiakirjojen luovutuksesta kieltäytyessään ilmoittaneet kantelijalle mahdollisuudesta saattaa asia Kelan ratkaistavaksi. (OKV/2059/1/2017)


Kantelija oli esittänyt virastolle kirjallisen asiakirjapyynnön ja pyytänyt nähtäväkseen vastaukset mopokortin teoriakokeen kysymyksiin hylätyiltä osin. Virasto oli vastannut kantelijalle kirjallisesti ja todennut, että tiedot olivat salassapidettäviä eikä asiakirjapyyntöön voitu suostua, sillä tiedon antaminen olisi vaarantanut kokeen tai testin tarkoituksen toteutumisen tai testin käyttämisen vastaisuudessa. (OKV/1777/1/2018)


Kantelijan olisi tullut saada asia halutessaan viranomaisen ratkaistavaksi, kun hän ei ollut annettu kaikkia pyydettyjä tietoja. Viranomainen myönsi antaneensa kantelijalle puutteellista informaatiota siitä, mitä osioita kantelijalle annetun asiakirjan tiedoista oli peitetty ja näin ollen jätetty tälle antamatta. Saadun selvityksen perusteella näytti siltä, että kyse oli inhimillisestä erehdyksestä. (OKV/1650/1/2013)


Eduskunnan oikeusasiamies

Myös eduskunnan oikeusasiamiehen mukaan merkittävänä tiedon saamisen ongelmana on ollut viranomaisten haluttomuus altistaa tietojen luovuttamatta jättämistä koskevia ratkaisuja ylemmän viranomaisen ratkaistavaksi ja ohjata tietopyytäjää asiassaan eteenpäin. Huomautukseen johtanut virnaomaisen menettely on käytännössä estänyt tietopyytäjiä hankkimaan pyynnölleen ratkaisua hallinto-oikeuden kautta.

Valitusmahdollisuuden tarjoamista on yritetty välttää viranomaisen vastaukseen liitetyllä kuntalain mukaisella muutoshakemuksella (3411/2018) tai toivomalla, että viranomaisen ilmoitus siltä pyydettyjen tietojen salassapitämisestä olisi riittävää pyytäjälle. (4125/2017) Myös tapaus, jossa viranomainen oli toivonut tietopyytäjän ”keskittyvän pyyntönsä sijasta johonkin muuhun”, johti oikeusasiamiehen huomautukseen (3808/2017).