Asiakirjapyyntöjä koskeva asia on ratkaistava ja tieto julkisista asiakirjoista annettava kahdessa viikossa tai viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjojen saamista koskevan pyynnön. Viranomaisen ja sitä edustavan yksittäisen viranhaltijan on tehtävä laissa säädetyssä ajassa asiakirjapyynnöstä joko myönteinen tai kielteinen ratkaisu.

Asiakirjapyynnön käsittelyn viivytyksettömyyttä voidaan arvioida tapauskohtaisesti, mutta julkisuuslain asettamista ehdottomista määräajoista ei voida poiketa. Viranomaisen esiin tuomilla tapauskohtaisilla seikoilla voi olla merkitystä arvioitaessa sitä, onko asiakirjapyyntöön pitänyt vastata viivytyksettä ja viimeistään kahden viikon vai kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä.

Laissa ei ole nimenomaisesti säädetty siitä, missä ajassa viranomaisen päätös asiakirjapyyntöön on tehtävä sen jälkeen, kun asiakkaalle on ilmoitettu pyydettyjen asiakirjojen antamatta jättämisestä. Lähtökohtana voidaan kuitenkin pitää yleistä viivytyksettömän käsittelyn periaatetta, jonka sisältö voi jossain määrin vaihdella tapauskohtaisesti.


Määräaikojen noudattaminen.
Kunnan viranomaisen perusteltu ja valituskelpoinen päätös oli tehty vasta kolmen kuukauden kuluttua asiakirjapyynnön esittämisestä ja vasta kun oikeuskanslerivirastosta oli pyydetty kunnan selvitystä kanteluun. Ongelma on merkittävä, sillä julkisuuslaissa ja hallintolaissa viranomaiselle asetetut velvollisuudet ratkaista käsiteltäväkseen saatu asia ja vastata toimivaltaansa kuuluvaan yhteydenottoon turvaavat oikeudenmukaiseen oikeudenkäyntiin kuuluvaa muutoksenhakuoikeutta. (OKV/884/1/2014)

Viranomaiselle esitettyyn sen toimialaan ja tehtäviin liittyvään asialliseen ja riittävästi yksilöityyn tiedusteluun on vastattava ilman aiheetonta viivytystä. Kantelijan asiamiehen tiedusteluun ensimmäisen tietopyynnön käsittelytilanteesta ei kuitenkaan ollut vastattu, vaikka tämä oli esittänyt sisällöltään yksilöidyn ja selkeän tiedustelun. Kantelija oli toimittanut Kelalle kolme tietopyyntöä asiaansa liittyen. Asiakirjapyyntöihin oli annettu yhteinen päätös yli kuukauden kuluttua ensimmäisen pyynnön saapumisesta. (OKV/1457/1/2015) 

Kantelija oli saanut valtiovarainministeriön kielteisen päätöksen asiakirjapyyntöönsä vasta kolmen kuukauden kuluttua pyynnön esittämisestä. Hän oli pyytänyt valtiovarainministeriötä toimittamaan jäljennökset asiakirjoista, jotka liittyivät Suomen ja Espanjan välisiin verosopimusneuvotteluihin. (OKV/437/1/2015) 

Hallinto-oikeus oli vastannut asiakirjapyyntöön yli kahden viikon kuluttua pyynnön esittämisestä. Hallinto-oikeus ei ollut esittänyt julkisuuslain mukaista perustetta asiakirjapyynnön käsittelyn viivästymiselle. (OKV/699/1/2016)

Kantelija oli pyytänyt ELY-keskuksesta asiakirjoja. Yksi pyydetyistä asiakirjoista luvattiin toimittaa myöhemmin sähköpostitse. Asiakirjaa piti tiedustella viranomaiselta useaan kertaan, ja se toimitettiin kantelijalle vasta kaksi kuukautta valmistumisensa jälkeen. (OKV/15/1/2019)


Epäonnistunut yhteydenotto
Viranomaisen ensimmäinen yhteydenotto tietopyytäjään asiakirjapyyntöjen tarkentamiseksi oli tapahtunut vasta kahdeksan kuukauden kuluttua asiakirjapyyntöjen esittämisestä. Kantelijaan oli yritetty saada yhteyttä laajaa asiakirja-aineistoa koskevien asiakirjapyyntöjen tarkentamiseksi, mutta yhteydenotto ei ollut onnistunut ilmeisesti yhteystiedoissa olleen virheen vuoksi. Tapauksessa jäi epäselväksi, miksi kantelijaan ei olisi saatu yhteyttä sähköpostitse. (OKV/787/1/2014)


Viranomaisen oma ruuhka
Asiakirjapyynnön käsittely oli viivästynyt kolmeen kuukauteen viranomaisen pyynnön ajankohtana pahoin ruuhkautuneen työtilanteen takia. Tietopyynnön käsittelemistä ja vastaamista oli jo muutoinkin pidentänyt kohtuuttomasti asiakirjapyynnön virheellinen kirjaaminen ja lähettäminen poliisilaitokselle sekä asian palautuminen poliisihallitukseen. (OKV/1703/1/2016)


Epäselvyys asiakirjojen luonteesta
Oikeusministeriö oli vastannut kantelijalta saamaansa viestiin vatsa yli kahden kuukauden kuluttua ja toimittanut tälle asiaan liittyvän esittelymuistion. Ministeriöllä oli kyseiseen aihepiiriin liittyviä asiakirjoja, jotka eivät sen käsityksen mukaan kuitenkaan olleet julkisuuslaissa tarkoitettuja viranomaisen julkisia asiakirjoja. Kysymys siitä, oliko oikeusministeriön käsitys aihepiiriin liittyvien asiakirjojen luonteesta oikea, oli kuitenkin voitava saattaa viime kädessä tuomioistuimen käsiteltäväksi. (OKV/164/1/2017)


Inhimillinen erehdys
Kantelija oli tehnyt Luonnonvarakeskukselle asiakirjapyynnön, johon vastattiin inhimillisen erehdyksen vuoksi vasta neljän kuukauden kuluttua pyynnön esittämisestä. (OKV/143/1/2017)


Vaativa tietopyyntö
Poliisihallitus oli vastannut kantelijan asiakirjapyyntöön yli kuukauden kuluttua pyynnön esittämisestä. Viranomaisen mukaan asian selvittäminen oli vaatinut runsaasti teknisiä tarkistuksia sekä aikaa vievää tietojenkäsittelyn tarkoituksenmukaisuuden ja tietojen oikeellisuuden arviointia. Lisäksi asiakirjojen yksilöinti oli saattanut olla haasteellista, koska kantelija oli toimittanut useita samaan asiaan liittyviä samankaltaisia asiakirjapyyntöjä. (OKV/1130/1/2017)


Oikeuskanslerin yhteydenotto
Hallinto-oikeus oli vastannut kantelijan tekemään asiakirjapyyntöön vasta sen jälkeen, kun kantelijan asiasta tekemään kanteluun oli pyydetty selvitystä. (OKV/1419/1/2017)


Usea tietopyyntö
Kantelija oli lähettänyt poliisilaitokselle asiakirjapyynnön, johon oli vastattu samana päivänä. Tämän jälkeen kantelija oli lähettänyt toisen asiakirjapyynnön, johon hän ei ollut saanut vastausta lainkaan. Poliisilaitos oli sittemmin noin kolmen kuukauden kuluttua toimittanut kantelijalle tämän pyytämän asiakirjan. (OKV/1561/1/2017)


Eduskunnan oikeusasiamies

Viranomaisen viivyttelystä tietopyyntöihin vastaamisessa on aiheutunut merkittäviä ongelmia myös eduskunnan oikeusasiamiehelle osoitetuissa kanteluissa. Pahimmillaan vastauksen saaminen tietopyyntöön on voinut kestää vuoden (321/2013) tai yli viisi kuukautta (2626/2010) kun viranomainen on tulkinnan kyseessä olleen salassapidettävästä tiedoista tai ei-yleisöjulkisista asiakirjoista, joihin ei tarvitse soveltaa julkisuuslakia.

Viranomainen on voinut perustella vastauksensa viivästymistä erillisten tietopyytäjältä pyydettyjen lisätietojen tarpeellisuudella. Nämä saattoivat liittyä esimerkiksi tietopyynnön täydentämiseen ja tietopyytäjän maksuhalukkuuden selvittämiseen (259/2018). Samaan tapaukseen oli liittynyt myös asiaa käsitelleen viranhaltijan jääminen lomalle. Lisäksi viranomainen on saattanut edellyttää asian käsittelemiseksi, että kantelija olisi erikseen muistuttanut tekemästään pyynnöstä (2487/2016). Parissa tapauksessa viranomainen ie ollut perustellut myöhästymistään lainkaan (4125/2017;3411/2018)

Pääsääntöisesti oikeusasiamies ei ole löytänyt ratkaisun viivästymiselle lainmukaisia perusteluja vaan on edellyttänyt, että tietopyynnöt on joka tapauksessa käsiteltävä määräajassa. Samalla viranomaisen on huolehdittava myös siitä, että aikataulukäytäntö ulotetaan kaikkialle viranomaisen organisaatiossa. Viivästymiset on tarvittaessa pystyttävä perustelemaan asianmukaisesti esimerkiksi pyynnön aiheuttamalla poikkeuksellisen suurella tietomäärällä. Myös tietojen salassapito on pystyttävä perustelemaan, eikä salassapito saa vaikuttaa vastaamisen viivästymiseen.