Julkisuuslaissa määritellään erikseen viranomaisen velvollisuudet tietoaineistojen tuottamiseksi ja jakamiseksi. Oma-aloitteisesti tuotettu tietoaineisto voi koostua esimerkiksi oppaista, tilastoista tai julkaisuista. Laatimisvelvoite riippuu aineistojen kysynnästä, kuten tiedontarpeesta tai tarjottavien palvelujen käytöstä.

Tuotetuissa aineistoissa voidaan kuvata esimerkiksi viranomaisen toimintoja, tuotettuja ja tarjottavia palveluja tai ratkaisukäytäntöjä. Viranomaiset voivat myös informoida yksilöitä ja yhteisöjä yhteiskunnallisista oloista ja niiden kehityksestä viranomaisen omalla toimialalla tai oikeuksista ja velvollisuuksista viranomaisen toimialaan liittyvissä asioissa. Salassa pidettävistä asiakirjoista voidaan tiedottaa vain, jos salassa pidettävät tiedot eivät samalla paljastu. Kansalaisille ja yhteisöille voi olla tärkeää paitsi tietojen saanti myös ymmärrys viranomaisten tiedotustoiminnan periaatteista, toteutuksesta ja vastuusuhteista.

Oma-aloitteisesti tuotetun tiedotusaineiston ohella viranomaiset voivat tuottaa tai luovuttaa tietoaineistoja niitä tarvitseville myös erillisten pyyntöjen pohjalta. Kyse voi olla esimerkiksi usean atk-rekisterin tietojen yhdistelemisestä tietojenkäsittelyn avulla. Näin tuotettu aineisto ei sinällään muodosta julkisuuslaissa ”yhteenkuuluviksi tarkoitetuiksi merkeiksi” määriteltyä asiakirjaa. Pyyntöön pohjautuvan aineiston tuottaminen on yksittäisen viranomaisen harkinnassa, ja kieltäytyminen tästä on täysin mahdollista. Aineiston tuottamisen mahdollisuuksia voidaan arvioida esimerkiksi tarvittavien tietojen haku- ja yhdistelyperusteiden, määrän ja laadun ja aineiston tulevan käyttötarkoituksen pohjalta. Luonnollisestikaan aineiston luovuttaminen ei saa olla ristiriidassa salassapitosäännösten tai henkilötietojen suojaa koskevan lainsäädännön kanssa.


Tarkka ohjeistus. Ohjeita kirjoittavien viranomaisten on noudatettava sellaista tarkkuutta, ettei vastaanottajille synny asioista virheellisiä tulkintoja tai oikeudenmenetyksiä. Ongelmatilanne liittyi maataloustukia koskeviin hakuohjeisiin ja tukien saamisen edellytyksiin. Kotieläintuen edellytykseksi oli valtioneuvoston päätöksessä mainittu ”vähintään 3 ha maa- ja puutarhatalouden harjoittamiseen käytettyä peltoa vuonna 1996”. Maa- ja metsätalousministeriön yleiskirjeessä oli käytetty samaa sanamuotoa, mutta sen viljelijöille jaetussa ohjeessa tuen edellytykseksi kerrottiin ”vähintään 3 ha maatalouden harjoittamiseen käytettyä peltoa hallinnassa 15.5.1996” (AOK 70/1/97 /26.8.1998)

 

Asiakirjojen kieliversiot. Vain toisen kotimaisen kielen käyttäminen viranomaistoiminnassa on omiaan heikentämään asianosaisen mahdollisuuksia ymmärtää asiaa ja herättämään siinä epäluuloja. Kahden kielen käyttämistä esimerkiksi samalla viranomaisen lomakkeella voida pitää asianmukaisena. Tapauksessa ympäristöministeriöltä oli pyydetty Natura 2000-verkostoon liittyviä asiakirjoja ruotsinkielisenä. Osa aineistosta oli toimitettu ruotsiksi, mutta osassa asiakirjoista asian kannalta oleelliset asiat olivat ruotsiksi ja muu teksti suomeksi. (OKA 1251/1/00 /20.8.2002)

 

Televalvontatiedot. Tieto julkisesta asiakirjasta, kuten itseä koskevista televalvontatiedoista, olisi pitänyt antaa tiedonpyytäjälle pyydetyllä tavalla. Pelkkä tietojen suuri määrä ei voinut olla riittävä peruste kieltäytymiselle, koska viranomaisen on huolehdittava tietojärjestelmiin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta. Tapauksessa keskusrikospoliisilta oli pyydetty televalvontatiedot kahdesta omasta puhelinliittymästä. Tiedonpyytäjä oli saanut tutustua tietoihin poliisilaitoksella, mutta oli halunnut niistä myös kirjalliset tulosteet. Keskusrikospoliisi oli tästä kieltäytynyt tietojen määrän vuoksi ja koska luovutuksesta olisi aiheutunut kohtuutonta haittaa poliisin muille virkatoimille. (Kuopion HAO 1578/04 /23.2.2007)

 

Aineiston erillinen tuottaminen. Lääkelaitoksen ei tarvinnut laatia tiedonpyytäjälle erillistä asiakirjaa, jossa olisi eroteltu, kuinka monta tutkimushenkilöä kuuluu kuhunkin ns. ATC-luokkaan. Viranomaiselle ei ollut kysyttyjä tietoja valmiina, sillä ATC-luokalla jaoteltiin lääkkeet tiettyihin luokkiin, eikä luokittelu ollut tutkimushenkilön ominaisuus. Pyydettyjen lukumäärätietojen luovuttaminen yksittäisistä ilmoituksista olisi edellyttänyt niiden manuaalista poimimista, laskemista ja taulukointia ja aiheuttanut täten kohtuutonta haittaa viranomaistoiminnalle. (Helsingin HAO 262/12.4.2005)