Vaikka henkilötietoja sisältävien rekisteritietojen tallentamisesta ja käsittelemisestä säädellään erillisessä henkilötietolaissa, tietojen luovutus henkilörekistereistä tapahtuu julkisuuslain pohjalta.

Atk-rekisterin julkisista tiedoista on mahdollista saada kopio teknisenä tallenteena tai muutoin sähköisessä muodossa, jollei erityisistä syistä muuta johdu. Näin käy esimerkiksi, jos salassa pidettävä tietoaines ei ole eroteltavissa. Henkilötietoja on mahdollista luovuttaa suullisesti tai, antaa nähtäväksi tai jäljennettäväksi. Tietojen luovuttaminen kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa edellyttää, että saajalla oikeus käyttää tietoja. Muistiinpanomerkintöjen laajuutta ei ole rajoitettu, eikä rekisterin selaamista mielletä tietojen luovuttamiseksi.
Tiedonpyytäjällä ei ole oikeutta käyttää itse viranomaisen järjestelmiä. Lisäksi tietoturvallisuus voi estää kopioinnin omille levykkeille.

Henkilötietojen sähköinen luovuttaminen edellyttää, että tiedonsaajalla on oikeus tallentaa ja käyttää tietoja. Tämän arviointi vastaavasti edellyttää, että pyytäjä ilmoittaa tietojen käyttötarkoituksen. Niitä voidaan luovuttaa esimerkiksi yksityisiin tarpeisiin, kuten tiedonhaluun, kirjeenvaihtoon, osoitteiston ylläpitämiseksi tai sukumatrikkelin laatimiseksi. Lakia ei sovelleta myöskään taiteellisen tai kirjallisen ilmaisun tarkoitusperiin. Sitä vastoin rekisteritietojen luovuttaminen suoramarkkinointiin ja markkinatutkimuksiin on erikseen säädeltyä tai edellyttää rekisteröityjen suostumusta. Henkilötietolakia ei sovelleta myöskään journalistisia tarkoituksia varten tapahtuvan henkilötietojen käsittelyyn. Toimitusten rekisterit jäävät lain ulkopuolella, koska ne sisältävät tiedotusvälineiden aineistoa sellaisenaan. Myös massamuotoinen rekisteritietojen luovutus toimituksellisiin tarkoituksiin on mahdollista, sillä laissa ei ole tätä estäviä erityissäännöksiä. Tietojen luovuttamiseksi viranomaiselta ei kuitenkaan edellytetä tiedon tuottamiseksi vaativaa ohjelmointityötä tai uuden ohjelman hankkimista.


Verotus- ja varallisuustiedot. Verohallituksen ei tarvinnut luovuttaa Yleisradiolle veroluetteloon sisältyviä tietoja verovelvollisten verotettavasta tulosta, varallisuudesta ja maksuunpannuista veroista. Hakemuksessa oli pyydetty henkilötietojen luovuttamista joko sähköisessä tai kirjallisessa muodossa. Veroluettelotiedosto oli henkilörekisteri eikä henkilötietojen luovuttamiselle ollut edellytyksiä, koska rekisteristä saadaan luovuttaa henkilötietoja massaluovutuksena vain, jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa, tietosuojalautakunta luvan tai jos tietojen luovuttaminen tapahtuu lain tai asetuksen mukaisesti joko tieteellistä tutkimusta tai tilastointia varten. (KHO 3111/13.9.1989)

 

Maataloustukipäätökset. Maataloustukia koskevat (kuntien) tukipäätökset olivat yksittäisinä päätöksinä julkisia. Kuitenkin maa- ja metsätalousministeriön ylläpitämän maaseutuelinkeinorekisterin tiedot olivat voimassa olleen erillislain pohjalta salassa pidettäviä. (KHO 2382/18.9.2006)

 

Saamelaisvaltuuskunnan vaaliluettelo Saamelaisvaltuuskunnan ei tarvinnut luovuttaa jäljennöstä vaalivuonna äänioikeutetuista henkilöistä ja heidän postiosoitteistaan. Vaaliluettelo on lain tarkoittama henkilörekisteri ja tietopyyntö koski tietojen massaluovutusta, jonka edellytykset eivät täyttyneet. (KHO 5546/29.12.1995)

 

Koiraveron maksuunpanoluettelo. Henkilöllä ei ollut oikeutta saada tutustua kaupungin vuosittain laatimaan koiraveron maksuunpanoluetteloon. Tarkoituksena oli kirjoittaa muistiin koiranomistajien nimi- ja osoitetiedot suoramarkkinointia varten. Muistiinpanojen tekeminen huomattavasta suuresta tietomäärästä katsottiin henkilörekisterilaissa mainituksi massaluovutukseksi, joka olisi edellyttänyt rekisteröidyn suostumista tai erityistä lain mukaista luovutusedellytystä. (KHO 1079/17.4.1996)

 

Suojelupoliisin toiminnallinen tietojärjestelmä. Poliisin henkilörekisterilaki kumoaa henkilötietolain tarkastusoikeuden omiin tietoihin suojelupoliisin toiminnallisessa tietojärjestelmässä. Tietosuojavaltuutettu voi rekisteröidyn pyynnöstä tarkastaa rekisteröityä koskevien tietojen lainmukaisuuden ko. rekisteristä. Valtuutetun tarkastusoikeuden tarkoituksena ei kuitenkaan ole, että rekisteröity saisi valtuutetun kautta itseään koskevat tiedot, joihin hänellä ei lain mukaan ole oikeutta. Tietosuojavaltuutetun tehtävä on valvontaviranomaisena tarkastaa tietojen käsittelyn lainmukaisuus. Asianosainen ei saanut selvitystä suojelupoliisille tehdyistä luotettavuuslausuntopyynnöistä. (Helsingin HAO 00/0409/2 /2.6.2000 / Hämeenlinnan HAO 01/0127/3 /14.5.2001)

Lukiokohtaiset ylioppilassuoritukset. Ylioppilastutkintolautakunnan on luovutettava tarvittaessa ylioppilaskirjoitusten koulukohtaiset tulosluettelot myös sähköisessä muodossa. Tulosrekisteri on teknisesti muokattavissa siten, että rekisterin salassa pidettävien tietojen poistaminen on mahdollista. Tietojen luovuttamisessa kyse ei ollut uuden asiakirjan laatimisesta, vaan tiedon antamisesta osana jo olevaa asiakirjaa. (KHO 1663/21.6.2007)

 

Lukiokohtaiset ylioppilassuoritukset 2. MTV3 oli pyytänyt ylioppilastutkintolautakunnalta ylioppilastutkinnon tulosluettelon kokonaisuudessaan sähköisessä muodossa. Pyyntö oli evätty, koska rekisteri sisälsi salassa pidettäviä tietoja, joiden erottaminen olisi edellyttänyt tietojen muokkaamista ja uuden rekisterin laatimista. Hallinto-oikeus kumosi päätöksen viittaamalla korkeimman hallinto-oikeuden päätökseen. Sen mukaan salassa pidettävien tietojen poistaminen ei ole uuden asiakirjan laatimiseen rinnastettava ohjelmointitoimenpide, vaan tiedot voidaan erotella luettelosta. Julkiset tiedot rekisteristä oli näin ollen luovutettava. (Helsingin HAO 07/1269/2 /21.9.2007)

 

Rekisterien ristiinajo. Tilintarkastajat olivat oikeutettuja saamaan kaupungilta tarvitsemansa tiedot väärinkäytöksien selvittämiseksi sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän ja henkilöstöhallinnon informaatiojärjestelmän tapahtuvana ristiinajona. Sosiaalihuollon johtaja oli alun perin kieltäytynyt tietojen luovuttamisesta saatuaan tietosuojavaltuutetulta lausunnon, jonka mukaan rekisteritietojen yhdistämiselle ei olisi perusteita. Kyseessä ei kuitenkaan ollut uuden rekisterin perustaminen vaan sellaisten tietojen ristiinajaminen, joihin tilintarkastajalla on oikeus. Tiedot oli luovutettava lisäksi sähköisessä muodossa. (Helsingin HAO 01/0191/2 /2.4.2001)

 

Verotustiedot perintätoimistolle. Perintätoimistolla oli oikeus saada julkisia tulo- ja varallisuusverotietoja henkilöistä, joilla toimistolla oli perittävää. Verohallitus sai kuitenkin päättää millä hakutavalla se tietoja luovuttaa. Verotustietojen salassapidolla ja luovutusrajoituksilla on tarkoitus turvata veroviranomaisten työskentely ja verovelvollisten yksityisyys. (KHO 2643/18.10.2007)

 

Telekuuntelutallenteiden luovuttaminen. Keskusrikospoliisin ei tarvinnut luovuttaa sähköisessä muodossa asianosaiselle hänestä esitutkinnan aikana syntyneitä telekuuntelutallenteita. Oikeusturvan kannalta tietojen luovuttamiseksi katsottiin riittävän asianosaisen mahdollisuus tutustua aineistoon krp:n tiloissa etukäteen sovittuna ajankohtana. Tallenteissa oli kyse atk:n avulla ylläpidetyn rekisterin tiedoista, joiden luovuttamisessa teknisenä tallenteena tai muutoin sähköisessä muodossa viranomaisella oli mahdollisuus omaan harkintavaltaan. (Helsingin HAO 517/18.4.2008)

 

Tietopyynnön sisältövaatimus. Tiedon pyytäjää ei voitu velvoittaa ilmoittamaan henkilötietojaan tai tietojen käyttötarkoitusta, kun palkkatietoja sisältävästä rekisteristä luovutettiin tietoja suullisesti tai siten, että asiakirja annettiin pyytäjän nähtäväksi, jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi viranomaisen luona. Sen sijaan luovutettaessa palkkatietoja kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa voitiin vaatia ilmoitettavaksi tietojen käyttötarkoitus sekä oikeus tallettaa ja käyttää tietoja. (Oulun HAO 455/I /16.11.2000)

 

Henkilörekisteriin liittyvä tietopyyntö. Tietojen saajalla on oltava oikeus tallettaa ja käyttää luovutettavia tietoja viranomaisen henkilörekisteristä kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa. Luonnollisen henkilön henkilökohtaisia tai tavanomaisia yksityisiä tarkoituksia varten suorittama käsittely on aina sallittu. Käyttötarkoitus voi kuitenkin asettaa käsittelyllekin lisärajoituksia, eikä tietojen tarvitse luovuttaa, jos niiden käyttötarkoitus ei ollut selvillä. Sosiaalivirastolta oli pyydetty viranhaltijoita koskevia täydellisiä virkakorttiotteita tai vastaavia henkilörekisteritietoja toimitettavaksi postitse. Tietopyytäjä ei kuitenkaan suostunut pyydettäessä perustelemaan oikeuttaan tietojen käsittelyyn eikä niiden käyttötarkoitusta. Hän pelkästään esitti, että tiedot olivat julkisia, joten ne oli julkisuuslain nojalla luovutettava. (Helsingin HAO 03/0321/2 /28.5.2003)

 

Poliisin päivystysrekisteri. Poliisi oli velvollinen antamaan tietoja asiaosaiselle rikospaikalla tekemistään havainnoista ja muista toimista. Tietojen saaminen oli oikeutettua siitäkin huolimatta, että tiedot sisältävä poliisin Päike-päivystysrekisteri on julkisuuslain mukainen salassa pidettävä rekisteri. Tapauksessa asianosainen oli kutsunut poliisin vuokraamalleen varastolle, jossa oli tehty ilkivaltaa. Myöhemmin hän oli pyytänyt saada tietoja poliisin tekemistä havainnoista ja päivystysrekisterin tehdyistä merkinnöistä korvausten hakemista varten. (Oulun HAO 07/2001/1)

 

Poliisin käyttäjälokijärjestelmä. Henkilö oli tiedustellut poliisilta, oliko joku Rikosseuraamusviraston henkilökunnasta tarkastellut ja mahdollisesti luovuttanut häntä koskevia Riki-tietojärjestelmään kirjattuja tietoja. Koska tiedonpyytäjän tarkoituksena ei ollut tarkastaa itseä koskevia merkintöjä, vaan tutkia tietoja käyttäjälokijärjestelmästä, tiedonsaantioikeus määräytyi hänen tekemänsä rikosilmoituksen perusteella. Sen nojalla hänellä oli oikeus saada pyytämänsä tiedot. (Helsingin HAO 04/1135/2 /23.12.2004)

 

Yhteenvetolistan automaattinen lähettäminen ehdokkaille. Ehdokkaista laadittu yhteenvetolistaa ei olisi pitänyt lähettää vaalin toimittamisen jälkeen automaattisesti kaikille viran hakijoille. Lista muodosti yhdessä hakemusten ja niiden liitteiden kanssa henkilörekisterin luonteisen valintarekisterin, jonka automaattinen lähettäminen kaikille hakijoille oli omiaan vaarantamaan hakijoiden yksityisyyden suojaa. Jokaisella oli kuitenkin oikeus pyynnöstä saada tietoja asiakirjoista. (TSV 12.4.1995)

 

Rekisterin selaaminen. Pelkkä rekisterin selaaminen julkisen tiedon saamiseksi viranomaisen rekisteristä ei ollut henkilörekisterilain tarkoittamaa tietojen (rajoitettua) luovutusta. (EOA 2.10.1992)

 

Rikosrekisteritiedot. Rikosrekisterin selaamiselle ei ollut perusteita myöntää lupaa, koska salassa pidettävien tietojen tietoturvaa ei olisi ollut mahdollista järjestää yksityishenkilölle avattavassa käyttöyhteydessä. Oikeusrekisterikeskuksen rikosasiainrekisterin käyttöoikeutta oli haettu pro gradu -tutkielman tekoa varten. Tutkimusluvan saaminen edellyttäisi, että tietopyyntö on riittävästi yksilöity ja salassa pidettävien tietojen käyttötarkoitus ja suojauksen järjestäminen on selvitetty. (Kuopion HAO 22.9.2008)

 

Verotietojen laajamittainen julkaiseminen. Jo julkaistuja henkilötietoja ei voida niiden julkaisemisen perusteella käsitellä uudelleen eri yhteyksissä ja eri tarkoituksessa, ilman että henkilötietosäännökset millään tapaa rajoittaisivat tällaista toimintaa. Tapaus liittyi yksityisten henkilöiden julkisista lähteistä keräämien verotietojen laajamittaiseen käsittelyyn ja edelleen myymiseen painettuina lehtinä tai tekstiviestipalveluna. Tapaukseen ei voitu soveltaa henkilötietolain 2 §:n 4 momenttia, jonka mukaan henkilötietolakia ei sovellettaisi pelkästään journalistista tarkoitusta varten koottuun rekisteriin. Oikeuden mukaan henkilötietoja ei ollut tässä tapauksessa käsitelty toimituksellisissa tarkoituksissa. (KHO 3154/1/05)