Viranomaisilla saattaa joissakin tilanteissa alla tärkeää suojata omia etuja. Kyse saattaa olla julkisesta taloudellisesta edusta, neuvottelutoiminnasta tai oikeudenkäyntiin valmistautumisesta. Valtion, kunnan tai muun julkisyhteisön liike- tai ammattisalaisuuden piiriin kuuluvien tietojen suojaamisen tavoitteena on ennen kaikkea tasapuolinen kohtelu. Esimerkiksi valtion tai kunnan liikelaitoksen asema ei saisi olla yksityisiä huonompi taloudellisissa suhteissa, avoimessa kilpailutilanteessa, oikeudenkäynnin osapuolena tai työnantajana. Arvioinnin kannalta olennaista on viranomaisen toiminta ja tilanne, ei toiminnan muoto.

Viranomaisen edunvalvontaan liittyvät salassapitovelvoitteet ovat osittain ehdottomia, osittain lähtökohtana on julkisuus. Esimerkiksi liike- ja ammattisalaisuuksien kohdalla salassapito on ehdoton, mutta edellytyksenä on, että suojeltava etu vaarantuu konkreettisesti. Liiketoiminnan piiriin kuuluvat sijoitukset, rahoitusjärjestelyt ja lainanotto on salattava jos tietojen julkaiseminen aiheuttaa taloudellista vahinkoa, huonontaa kilpailuasemaa tai heikentää muuten julkisyhteisön taloudellisia toimintamahdollisuuksia.

Suojan kohteena voi olla myös viranomaisen neuvottelutoiminta. Tarkoituksena on suojata julkisyhteisön edunvalvonta sopimusosapuolena. Edunvalvonta voi koskea julkisyhteisöä myös työnantajana, kuten työmarkkinaosapuolena tai työriidan osapuolena. Julkisyhteisön edunvalvonta neuvotteluosapuolena konkretisoituu esimerkiksi tiedoissa tai asiakirjoissa, joita valtion edustajat saavat tai laativat maataloustukineuvotteluissa.

Ei-julkista aineistoa voi sisältyä myös niihin viranomaisen laatimiin tai hankkimiin asiakirjoihin, joilla valmistaudutaan oikeudenkäyntiin, jossa viranomainen on osapuolena. Kyse on oikeudenkäyntiä edeltävistä valmisteluasiakirjoista. Julkisyhteisön vastapuolen oikeusturva varmistetaan oikeudella saada tuomioistuimelle luovutetut asiakirjat.

  

Sisäinen selvitys. Henkilö, jolla ei ollut vireillä tietopyyntöönsä liittyvää rikos- tai siviilioikeudenkäyntiä, ei ollut julkisuuslain tarkoittama asianosainen. Hänellä ei näin ollen ollut oikeutta saada asianosaisena pyytämäänsä asiakirjaa. Tapauksessa vankilan johtaja oli käynnistänyt laitoksen sisäisen selvitystyön, kuullut muutamia työntekijöitä ja laatinut kuulemisista muistiot. Eräs työntekijöistä oli kokenut tulleensa muistion perusteella syyllistetyksi. Hänellä ei ollut mahdollisuutta puolustautua syytöksiä vastaan, kun ei ollut saanut itse nähdä muistiota. Hallinto-oikeuden mukaan kyseessä oli viranomaisen asiakirja, joka oli viranomaisen hallussa ja jonka viranomainen on laatinut toimialaansa kuuluvassa asiassa. (Kuopion HAO 01819/08/1203)

 

Edunvalvojayhdistyksen tiedonsaantioikeus. Yhdistyksellä ei ollut oikeutta saada jäljennöstä salassa pidettävästä aluksen miehistöluettelosta, vaikka yhdistyksen tehtäviin kuuluikin merimiesten edunvalvonta. (KHO 1991 A 53)