Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Aineisto- tai tietopyyntö voidaan esittää sille yksittäiselle viranomaiselle, jonka hallussa pyynnön kohteena oleva asiakirja on. Viranomainen itse on saattanut hajauttaa tai keskittää tietopyyntöjen käsittelyn. Tiedon voi esimerkiksi antaa henkilö, jolle viranomainen on tämän tehtävän määrännyt tai jolle se oman aseman vuoksi muuten kuuluu. Valmistelussa olevasta asiakirjasta tietoja voi antaa asian valmistelija. Yksittäisellä viranhaltijalla on myös mahdollisuus siirtää luovutuspäätös omalle esimiehelle tai viranomaiselle. Jos tietopyynnön kohde ei ole oikea, viranomainen voi siirtää pyynnön oikealle viranomaiselle.

Tietopyynnöltä voidaan edellyttää tietynasteista yksilöintiä, esimerkiksi tiettyä asiaa tai viranomaisten toimintoja tiettynä ajanjaksona. Yksilöintiä on helpottanut tietotekniikan käyttöönotto, joka mahdollistaa viranomaisrekistereistä tai aineistoista vapaan tekstihaun. Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää myös tiedonpyytäjän avustamista tarvittaessa.

Tietopyyntö on käsiteltävä viipymättä, kahden viikon kuluessa. Käsittelyaika voidaan pidentää kuukauteen erityisen poikkeuksellisista syistä. Näitä voivat olla esimerkiksi asiakirjojen runsaus tai niiden sisältämät salassa pidettävät osat tai vaikea tietojen käsittelyä estävä atk-vika. Julkisuuden tulkinta pyynnön kohteena olevassa aineistossa voi olla erityisen vaikeaa tai tietojen luovuttamien edellyttää luvan saamista ulkomaiselta viranomaiselta. Tietopyynnön käsittelyssä olisi otettava huomioon myös tiedontarpeen kiireellisyys ja tietojen yleisempi merkitys esimerkiksi median uutisoinnissa.

Jos pyynnön kohteena oleva asiakirja on julkinen, tiedonsaannille tai tiedonsaajalle ei ole erityisiä rajoituksia. Tietojen antaminen ei myöskään edellytä erillistä hallintopäätöstä. Mikäli asiakirja on salassa pidettävä, tietoa siitä ei yleensä luovuteta sivullisille. Viranomaisen on käytettävä tietojen luovuttamisessa harkintavaltaansa ja sovellettava tässä harkinnassa mahdollisia vahinkoedellytyksiä ja mahdollisia salassapidon poikkeuksia. Asiasta on tehtävä hallintopäätös ja välitettävä tieto salapitovelvoitteesta tiedon saajalle. Viranomainen voi käyttää harkintavaltaansa tietojen luovuttamisessa myös ei-vielä-julkisen asiakirjan kohdalla.

Viranomaisen on perusteltava kielteinen päätöksensä kirjallisesti. Päätöksessä on tuotava esiin tulkinnan oikeudellinen peruste, harkintaan vaikuttavat tosiasialliset seikat sekä perusteet mahdollisen harkintavallan käytölle. Lisäksi tiedonpyytäjälle on kerrottava, miten hän voi saattaa asiansa ylemmän viranomaisen ratkaistavaksi.

Luovutusharkinnassa ei pääsääntöisesti ole merkitystä pyydettyjen tietojen käyttötavalla. Pyytäjän ei tarvitse perustella pyyntöään eikä hänellä ole velvoitetta esittää henkilöllisyyttään. Tietopyytäjän asianosaisrooli kuitenkin edellyttää anonymiteetistä poikkeamista. Tällöin tietojen luovuttaminen on viranomaisen harkinnassa ja riippuu määriteltyjen edellytysten täyttymisestä. Perusteluvelvollisuus, kuten esimerkiksi tietojen käyttötarkoitus koskee vain asiakirjoja, jotka eivät ole julkisia. Ehtona tietojen saamiselle erityisesti henkilörekistereistä on tietojen käyttötarkoitus ja käyttämiselle määriteltyjen edellytysten toteutuminen.


Tietopyynnön käsittelyaika. Oikeusasiamiehen mukaan asiakirjapyyntö on käsiteltävä viivytyksettä. Tapauksessa vastaukseksi kantelijan asiakirjapyyntöön olisi riittänyt yhden sivun mittainen tuloste vankitietojärjestelmästä. Tällöin pyynnön kohtuullinen käsittelyaika olisi ollut korkeintaan muutama päivä. Rikosseuraamusvirasto oli myös tulkinnut lakia virheellisesti, kun se oli todennut kahden viikon ja kuukauden määräaikoja sovellettavan vain silloin, kun kyseessä oli julkinen asiakirja. Tulkinta, jonka mukaan muun kuin julkisen asiakirjan antaminen voisi kestää ainakaan mainittuja aikoja kauemmin, on vastoin perustuslain julkisuusperiaatetta ja julkisuuslain tavoitteita, ei saa tukea lain esitöistä, ei ole asiakirjapyyntöjen käsittelyprosessia kokonaisuutena tarkastellen mielekäs ja johtaa mielivaltaiseen lopputulokseen. (EOA 2626/4/08)

 

Tietopyynnön käsittelyn määräajat. Viranomaisen on luovutettava siltä pyydetyt tiedot kahden viikon kuluessa tai enintään kuukauden kuluessa, mikäli käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai muutoin tavallista suuremman työmäärän. (AOK 424/1/07 /30.6.2008)

Käsittelyajan ylittyminen. Julkisuuslain mukainen aineiston toimittamisesta annettu kahden viikon määräaika voidaan ylittää, jos asiakirjoja on paljon, asiakirjoihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän jonkin muun tähän rinnastettavan syyn takia. Muissa tapauksissa asia on käsiteltävä mahdollisimman pian. Oikeusasiamies katsoi, ettei tässä tapauksessa oikeuden istunnosta tehdyn nauhoituksen toimittaminen olisi saanut viivästyä kolme viikkoa kestäneen litterointityön vuoksi. (EOA 3605/2006)

 

Liikesalaisuuden selvittämiseen kuluva aika. Viranomaisen päätöksen tekeminen oli viivästynyt, kun se odotti yritykseltä lausuntoa asiakirjan sisältämästä liikesalaisuudesta. Oikeusasiamiehen kannoton mukaan liikeyrityksen suostumus on merkityksellinen niiden asiakirjojen osalta, joiden viranomainenkin katsoo liikesalaisuuksia. Julkisuuslain 14 §:n menettelysäännökset eivät kuitenkaan mahdollista lain asettamien määräaikojen sivuuttamista. (EOA 3584/4/08)

 

Ei-asiakirjan käsittely. Tietopyynnön käsittelyn määräaikoja on noudatettava siinäkin tapauksessa, että viranomainen tulkitsee, ettei pyynnön kohde ole julkisuuslain mukainen viranomaisen asiakirja. Käsittelyaikataulua on noudatettava, jotta kysymys asiakirjan luonteesta ja sen julkisuudesta voidaan viipymättä saattaa tuomioistuimen ratkaistavaksi. (EOA 1387/2002)

 

Lakiin perehtyminen. Potilasvakuutuskeskus oli menetellyt väärin viivytellessään asiakirjapyynnön käsittelyä lain selvittämisen vuoksi. Laki viranomaisen asiakirjojen julkisuudesta oli tällöin ollut voimassa jo kolme vuotta, joten viranomaisen olisi tullut tuntea lain sisältö. (EOA 117/2003)

 

Tietopyynnön valitusastetta nopeampi käsittelynopeus. Viranomaisen tekemän ensi asteen julkisuusratkaisun nopeudelle voidaan asettaa valitusastetta suuremmat vaatimukset. Tietopyyntö on ratkaistava joko välittömästi samana päivänä tai tavanomaista vaikeamman asian kohdalla muutaman päivän kuluessa, mikäli asian käsittelylle ei ole ylivoimaisia käytännön esteitä. Tietopyynnön pikainen ensikäsittely on tärkeää, koska viranomaisen kielteisistä päätöksistä tehdyt valitukset ovat kestäneet oikeusasteissa useita kuukausia tai jopa vuosia. Arvioitaessa sitä, missä ajassa päätös on tehtävä, on otettava huomioon ratkaistavan asian laatu, ts. onko kyseessä julkinen vai salassa pidettävä asiakirja. (EOA 27.11.1990)

 

Tietopyynnön viivytyksetön käsittely myös valituselimissä. Julkisuuslaissa mainittu asiakirjapyynnön ”viivytyksetön käsittely” koskee paitsi viranomaisen ensivaiheen päätöksentekoa myös myöhempää tilannetta, jossa tiedon antamisesta kieltäytyminen on saatettu viranomaisen ratkaistavaksi. (EOA 2156/4/00)

 

Käsittelyaika KHO:ssa. Valitusasian käsittelyn kesto, vuoden ja viisi kuukautta, korkeimmassa hallinto-oikeudessa oli ollut liian pitkä aika. (OKA 153/1/01 /10.9.2001)

 

Vastaamatta jättäminen. Yliopiston tiedekunta rikkoi lakia, kun se ei vastannut saamaansa tietopyyntöön. Tiedekunnan olisi tullut ratkaista asia viivytyksettä laissa säädettyjä määräaikoja noudattaen. (EOA 3415/2004)

 

Toisen viranomaisen tekemä tietopyyntö. Kunta ei ollut toimittanut poliisin pyytämää työmaapäiväkirjaa. Tämän johdosta esitutkintaa ei ehditty tehdä ajoissa ja syyteoikeus pääsi vanhenemaan. (AOK 675/1/00 /24.1.2002)

 

Resurssipula. Viranomaisen resurssipula tai resurssien vähäisyys ei ole hyväksyttävä syy poiketa lain vaatimuksista tietopyynnön pikaisessa käsittelyssä, koska julkisen vallan on turvattava perusoikeuksien toteutuminen. Patentti- ja rekisterihallitus oli vitkastellut liikaa asiakirjapyynnön käsittelyssä, joka oli kestänyt kaksi ja puoli kuukautta. Patentti- ja rekisterihallituksen mielestä päätös oli annettu kuitenkin kohtuullisessa ajassa, kun otetaan huomion viranomaisen ruuhkainen työtilanne. (EOA 10.6.2008)

 

Viranomaisen poissalo. Viranomaisen on annettava saamiinsa tietopyyntöihin valituskelpoinen kirjallinen vastaus riippumatta vuosilomista tai muista poissaoloista. Tapauksessa Suomen Asianajajaliitto oli pyytänyt poliisilaitokselta tietoa asianajajaa koskevasta rikosilmoituksesta. Pyyntöön ei ollut vastattu tutkinnanjohtajana toimineen rikoskomisarion vuosiloman vuoksi. (AOK 8/42/02 /23.1.2004)

 

 

Viranhaltijan poissaolo. On tulkinnanvaraista, voiko tietopyynnön asiasta parhaiten perillä olevan käsittelijän poissaolo perusteltu syy tietopyynnön viivästymiselle. (EOA 3485/2005)

 

Ilmoitus tietopyyntöön vastaamiseen tarvittavasta lisäajasta. Viranomaisen on käsiteltävä saamansa tietopyyntö yleisestä asiakirjasta viipymättä. Jos asian nopea ratkaiseminen ei ole mahdollista, olisi ollut hyvän hallintotavan mukaista ilmoittaa tiedonpyytäjälle välittömästi, että pyynnön selvittäminen vaatii lisäaikaa. Kielteisen vastauksen saaminen oli tapauksessa kestänyt viisi työpäivää. (EOA 14.4.1998)

 

Arvio päätöksen antamisajankohdasta. Asian käsittely kesti tietosuojavaltuutetun toimistossa yli kaksi vuottaPerustuslain ja hallintolain mukaan asiat on käsiteltävä viipymättä ja hallintolain mukaan asianosaiselle on pyynnöstä annettava arvio päätöksen antamisajankohdasta. (AOK 699/1/06 /9.9.2008)

 

Arvio käsittelyajasta. Rakennuslupahakemus oli kirjattu tietojärjestelmään vasta vuoden kuluttua sen saapumisesta. Viranomainen ei ollut vastannut asiakkaan kirjeisiin eikä sähköposteihin eikä antanut arviota käsittelyajasta. (OKA 927/1/07 /18.8.2008)

 

Median nopea tiedontarve. Julkisuusperiaate toteutuu pitkälti tiedotusvälineiden kautta, mikä edellyttää tiedon saannin järjestämistä medialle asianmukaisella tavalla. Viranomaisten olisi otettava myös käytännössä huomioon joukkoviestinnän nopea tiedontarve. Tiedotusvälineiden edustajiin pitäisi suhtautua palveluhenkisesti, vaikka tiedonhankinnassa avustaminen ei olisikaan aina vaivatonta. (EOA 25.11.1998)

 

Erityinen ripeys tiedotusvälineiden suhteen. Tiedotusvälineiden asianmukainen toiminta voi edellyttää viranomaisilta erityistä ripeyttä pyydetyn tiedon antamisessa. (EOA 13.3.1995)

 

Lyhyempi käsittelyaika. Tarvetta asian viivytyksettömälle käsittelylle pitää tulkita erityisen tarkasti, kun kysymys on tiedotusvälineen edustajan perustellusta tiedontarpeesta. Jollei tietoa voida antaa, on asiasta ilmoitettava viipymättä. Tapauksessa kielteisen vastauksen saaminen julkista asiakirjaa koskevaan tietopyyntöön kesti viisi työpäivää. Vaatimus tietopyynnön viivytyksettömästä käsittelystä olisi edellyttänyt ratkaisun tekemistä jo samana tai viimeistään seuraavana työpäivänä. (EOA 14.4.1998)

 

Tietopyynnön käsittelevä viranomainen. Tietopyynnön on käsiteltävä se viranomainen, jonka hallussa pyydetty asiakirja on. Viranomainen, joka on tuottanut asiakirjan, ei voi siirtää asian ratkaisemista toiselle viranomaiselle. Sen sijaan viranomainen joka on saanut asiakirjan toiselta viranomaiselta, voi siirtää asian käsittelyn sille viranomaiselle, joka on alun perin asiakirjan tuottanut. Tapauksessa ministeriö oli siirtänyt tuottamaansa asiakirjaan kohdistuneen tietopyynnön poliisin ratkaistavaksi, koska asiaan liittyi esitutkinta. (KHO 2627/1/07)

 

Tiedon hallussapitäjä. Potilasvakuutuskeskuksen oli luovutettava sairaala- ja vuosikohtaiset kappale- ja markkamääräiset tiedot korvatuista infektioista tietyiltä vuosilta. Potilasvakuutuskeskus oli ensi alkuun kehottanut tiedonpyytäjää kääntymään kunkin hoitolaitoksen puoleen. Tapauksessa ei tarvittu erillistä hallinto-oikeuden ratkaisua, koska Potilasvakuutuskeskus oli täyttänyt asiakirjapyynnön tiedonpyytäjän vaatimuksen pohjalta ennen asian oikeuskäsittelyä. (Helsingin HAO 767/7.11.2001)

 

Tietopyynnön siirtäminen. Teknologian kehittämiskeskuksen Tekesin oli arvioitava uudelleen sen hallussa mahdollisesti olevien erään yrityksen tilipäätösasiakirjojen luovuttamista koskeva tietopyyntö, koska pyydettyjä tuloslaskelma- ja tasetietoja ei oltu tallennettu kaupparekisteriin, jolloin julkistava viranomainen olisi ollut patentti- ja rekisterihallitus. Kun asiakirjan luovuttamisesta päätetään ja siirretään pyyntöä koskeva asia toiselle vianomaiselle, tarkoitetaan tilannetta, joissa asiakirja on useamman viranomaisen halussa ja määrättävissä. Käytäntöä ei voida soveltaa tilanteeseen, jossa asiakirja on vain sen viranomaisen hallussa, jolta sitä pyydetään. (KHO 1873/9.8.2006)

 

Tietopyynnön ratkaiseva viranomainen. Sisäministeriön poliisiosasto oli toiminut lain vastaisesti ottaessaan ratkaistavakseen keskusrikospoliisin yksikölle toimitetun asiakirjapyynnön. Viranomaisen, jolta asiakirjaa pyydetään, on ratkaistava tietopyyntö itsenäisesti. Kyse oli esitutkinta-aineistosta, jonka käsittely oli siirretty toiseen yksikköön. Pyyntö olisi tullut ratkaista asiakirjojen sijainnin eikä asian käsittelyn sijainnin perusteella, koska asiakirjat olivat edelleen ne laatineessa yksikössä, joka pyynnön oli saanut. (EOA 152/2004)

 

Ei ratkaisuoikeutta, ellei asiakirja viranomaisen hallussa. Kaupunginhallitukselle ja eri lautakunnille osoitettuja tietopyyntöjä ei voitu käsitellä kaupunginhallituksen yhteispäätöksellä, sillä tietojen luovuttamisesta vastaa se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on. (Turun HAO 07/0138/2 /27.2.2007)

 

Asiakirjat toisen viranomaisen hallussa. Sisäasiainministeriöltä oli pyydetty Itä-Saksan tiedustelutoimintaan liittyvien vihjetietojen julkistamista. Asiakirjat olivat kuitenkin suojelupoliisin hallussa, jonka olisi tullut päättää tietojen luovuttamisesta. (OKA 38/20/02 /18.11.2002)

 

Kirjeen olemassaolo. Helsingin sosiaalivirasto ei voinut luovuttaa sosiaalilautakunnan puheenjohtajalle osoitettua ja asiakirjan pyytäjään kohdistunutta alkuperäistä kantelukirjettä, koska kirje ei ollut viraston hallussa. Virasto oli luovuttanut pyytäjälle kirjeestä jäljennöksen ilman lähettäjän tunnistetietoja. Kirjettä ei oltu diarisoitu tai arkistoitu. Tapauksen käsittelyn yhteydessä ei ilmennyt syytä, jonka johdosta viraston ilmoitus olisi ollut paikkansa pitämätön. Oikeuden päätöksessä ei voitu arvioida sitä, oliko puheenjohtaja tai sosiaalivirasto menetellyt virheellisesti alkuperäisen asiakirja säilyttämisen tai kirjaamisen osalta. (KHO 2733/24.10.2007)

 

Asiakirjojen hallinta. Kauppa- ja teollisuusministeriö oli voinut hylätä asiakirjoja koskevan tietopyynnön, kun pyydetyt asiakirjat eivät olleet sen hallussa. Kyse oli yritystukien takaisinperintäkohteiden tukihakemuksista ja tukien myöntämispäätöksistä kahdelta vuodelta. Tukipäätökset oli tehty ministeriön sijasta toimivaltaisissa viranomaisissa eli alueellisissa työvoima- ja elinkeinokeskuksissa. Ministeriö oli toimittanut tiedonpyytäjälle pelkästään hallinnolliset takaisinperintäpäätökset. Julkisuuslaissa ei ole viranomaiselle erillistä velvoitetta asian siirtämiseksi toimivaltaiselle viranomaiselle. (KHO 2795/12.11.2001)

 

Puuttuvat asiakirjat. Verotoimistolla oli syy hylätä tietopyyntö, koska pyydetyt asiakirjat eivät olleet heidän hallussaan. Asiakirjat olivat yli 40 vuotta vanhoja ja ne oli saatettu siirtää johonkin arkistolaitoksen yksikköön tai kotipaikkakunnan alioikeuteen. (KHO 3382/26.11.2009)

 

Hävitetyt asiakirjat. Viranomainen sai hylätä tietopyynnön, kun pyydetyt asiakirjat eivät olleet pyynnön esittämishetkellä enää sen hallussa. Tapauksessa keskusrikospoliisin sisäinen kirje ja muistio oli toimitettu eduskunnan oikeusasiamiehelle, minkä jälkeen ne oli hävitetty, kun asiasta ei ollut tehty rikosilmoitusta. Asianosainen oli tehnyt kantelun eduskunnan oikeusasiamiehelle ja pyytänyt nähtäväkseen keskusrikospoliisin toimittamaa aineistoa. Kyseisten tietojen luovuttamisesta päättävä oikea taho oli eduskunnan oikeusasiamies, jonka hallussa asiakirjat olivat. (Oulun HAO 01/0126/1 /9.4.2001)

 

Hyvin palveleva viranomainen. Kunnan rakennustarkastaja toimi julkisuuslain edellyttämän yleisen neuvonta- ja palveluvelvollisuuden mukaisesti ohjatessaan asiakirjapyynnön tekijän kääntymään ympäristökeskuksen puoleen, jolla asiakirjat olivat helpoimmin saatavissa. (AOK 569/1/00)

 

Siirto päätösvaltaiselle viranomaiselle. Oikeusturvakeskukselle kuului päätösvalta sekä sen itsensä laatimien asiakirjojen, että sen toimeksiannosta toimineen työryhmän tuottamien asiakirjojen luovuttamisesta. Kun Oikeusturvakeskus oli katsonut, ettei se ollut toimivaltainen käsittelemään asiaa, sen olisi pitänyt siirtää asia toimivaltaisen viranomaisen ratkaistavaksi. Tietopyynnössä ei ollut kysymys viranomaisten oman toimivaltansa puitteissa toisilleen antamista avustavista lausunnoista tai selvityksistä, joita julkisuuslaki ei olisi koskenut. Pyydetyt asiakirjat koskivat viranomaisessa aiemmin käsittelyssä olleita asioita. (EOA 1775/4/00)

 

Pyynnön siirtäminen toiselle viranomaiselle. Syyttäjäosaston olisi tullut siirtää asiakirjapyyntö suoraan poliisille. Nyt syyttäjäosasto oli ainoastaan ohjeistanut tietopyynnön esittäjää esittämään asiansa pyydetyn esitutkintapöytäkirjan tekijälle eli poliisille. (OKV 398/1/05 /21.8.2006)

 

Asiakirjapyynnön siirtäminen suoraan toiselle viranomaiselle. Veroviraston olisi pitänyt siirtää asiakirjapyyntö suoraan esitutkinnasta vastaavalle poliisilaitokselle. (OKV 1219/1/2007)

 

Tietopyynnön siirtämisessä avustaminen. Kunnan hallintojohtajalla ei ollut päätösoikeutta asiassa, joten hänen olisi pitänyt tiedustella tiedonpyytäjältä, haluaako hän siirtää asian asianomaisen viranomaisen eli kunnanhallituksen ratkaistavaksi. Hallintojohtaja oli kieltäytynyt luovuttamasta pyydettyjä laskujäljennöksiä ja ilmoittanut valitusosoitteeksi hallinto-oikeuden. (Kuopion HAO 1607/3 /15.4.2005)

 

Tietopyynnön siirto ja selkeä vastaaminen. Hyvän hallinnon periaatteisiin kuuluu harhaanjohtavien ilmaisujen välttäminen. Rehtorin saama tietopyyntö koski jäljennöksiä, mutta hän oli vastannut pyydettyjen asiakirjojen olevan nähtävillä koulutusvirastossa. Tietopyyntö olisi myös tullut siirtää suoraan koulutusvirastoon ja pyytäjää olisi pitänyt informoida siirrosta. (OKA 946/1/2007 /4.9.2009)

Ilmoitus tietopyynnön siirtämisestä. Tutkimuspyyntö oli siirretty poliisilaitokselta nimismiespiiriin. Poliisilaitoksen ja nimismiespiirin olisi tullut ilmoittaa asian siirtämisestä nimismiehen hoitoon viimeistään siinä vaiheessa, kun tiedustelukirjeestä oli käynyt ilmi asianomistajan olevan luulossa, että asia on edelleen käsittelyssä poliisilaitoksella. (AOK 76/1/96 /13.5.1997)

 

Kirjallinen vastaus.  Kiinteistöviraston asunto-osaston olisi tullut ilmoittaa kirjallisesti, kun se kieltäytyi luovuttamasta tietoja, jotta asiakas olisi voinut halutessaan valittaa päätöksestä. (AOK 395/1/91 /4.5.1992) / Koulutoimenjohtajan olisi pitänyt antaa asianosaisen pyynnöstä tietojen luovuttamista koskeva kieltäytyminen kirjallisena, jotta asianosainen olisi voinut käyttää lain mukaista muutoksenhakuaikaa. (AOK 390/1/98 /9.11.1999) / Kriminaalihuoltolaitos ei antanut virkaa hakeneiden tutustua muiden hakijoiden hakemusasiakirjoihin. Päätöksestä olisi tullut antaa valituskelpoinen kirjallinen päätös. (AOK 238/1/05 /12.9.2006) / Viranomaisen olisi pitänyt vastata asiallisiin kirjeisiin viipymättä ja pääsääntöisesti kirjallisena. (AOK 308/1/05 /6.6.2006, AOK 365/a/88 /19.4.1990, AOK 1057/1/97 /5.1.1999, OKV 1342/1/2008 /3.6.2009)

 

Kirjallinen, valituskelpoinen päätös. Tietopyyntö oli koskenut eräiden säätiöiden toimintaa. Pyynnön esittäjä oli saanut tiedon suullisesti kahden viikon kuluessa pyynnöstä, mutta kirjallista ja valituskelpoista päätöstä ei saatu säädetyssä määräajassa. Lisäksi kielteisen päätöksen perustelut olivat puutteelliset ja koostuivat lähinnä säännösten siteeraamisesta. (EOA 3541/2006)

Perustelematon viranomaispäätös. Nova-Kiinteistöt Oy LKV oli pyytänyt Valtiokonttorilta ja Valtion asuntorahastolta aravakiinteistörekisteriä. Valtiokonttori oli vastannut, että rekisteri on Valtion asuntorahaston rekisteri, mutta ei ottanut kantaa tietojen luovuttamiseen. Asia palautettiin Valtiokonttorille asianmukaisen ja perustellun päätöksen tekemiseksi. Valtion asuntorahaston päätöksessä ei otettu kantaa kiinteistörekisterin tietojen julkisuuteen tai salassa pidettävyyteen. Asia palautettiin viranomaiselle tietopyynnön ratkaisemiseksi yksilöidysti. Viranomainen ei ollut päätöksessään arvioinut tietojen luovuttamisesta aiheutuvia haitallisia vaikutuksia. Vajavaisesti perusteltu päätös palautettiin uudelleen käsiteltäväksi. (Helsingin HAO 04/0800/2 /24.9.2004)

 

Kieltäytymisen lain mukainen perusteleminen. Kieltäytyessään pyydettyjen esitutkinta-asiakirjojen luovuttamisesta asianosaiselle vankilanjohtajan olisi pitänyt tuoda esiin ne tosiseikat, joiden perusteella asianosaisen tiedonsaantia oli voitu rajoittaa. Viranomaisen päätöksestä ei ilmennyt julkisuuslain mukaista perustelua. Asia palautettiin viranomaiselle uudelleen käsiteltäväksi. (Helsingin HAO 345/31.5.2002)

 

Julkisuuslain mukaiset perustelut kielteiselle päätökselle. Henkilö oli pyytänyt saada kopiot VTS-nauhoitteista Merenkulkulaitokselta. Tietoja ei luovutettu vedoten VTS-toimintaa koskevan lain vireilläoloon ja että tallenteisiin tutustuminen edellyttää tietynlaista asiantuntemusta. Nämä seikat eivät vaikuttaneet asiakirjojen julkisuuteen tai salassa pidettävyyteen eikä niitä voitu käyttää päätöksen perusteluina. Julkisuuslain perusteluja oli käytetty vasta hallinto-oikeudelle tehdyssä vastineessa, ei valituskelpoisessa päätöksessä. Asia palautettiin Merenkulkulaitokselle uudelleenkäsiteltäväksi. (Helsingin HAO 04/0951/2 /16.11.2004)

 

Tietopyynnön asiakirjakohtainen käsittely. Oikeus palautti toimikunnalle asiakirjapyynnön, koska toimikunnan päätös oli perustunut yleiseen asiakirjojen julkisuutta koskevaan linjaukseen. Oikeuden mukaan asiakirjapyyntö tulee käsitellä asiakirjakohtaisesti. (Helsingin HAO 05881/08/1203)

 

Tietopyynnön yksilöity arviointi. Oikeusturvakeskuksen olisi pitänyt arvioida asiakirjoja koskeva pyyntö jokaisen asiakirjan osalta erikseen ja käsitellä jokainen kantelijan pyytämä asiakirja yksilöidysti, vaikka asian ratkaiseminen Oikeusturvakeskuksen käsityksen mukaan olisikin kuulunut toiselle viranomaiselle. Jos viranomaiselle jää epäselväksi, mitä asiakirjoja asiakirjapyyntö koskee, asiaa on tiedusteltava kantelijalta. (EOA 1775/4/00)

 

Kielteinen päätös on yksilöitävä. Lääkelaitokselta oli pyydetty lääkkeiden myyntiluparekisteriin merkittyjä, rinnakkaisvalmisteita koskevia tietoja. Lääkelaitos ei ollut yksilöinyt mihin tietoihin pyytäjä oli oikeutettu tai miten asia oli ratkaistu eikä miltä osin pyyntö oli hyväksytty tai hylätty. Lääkelaitos oli lisäksi ottanut kantaa sellaisten tietojen salassa pidettävyyteen, joita siltä ei ollut edes pyydetty. Mitään tietoja ei ollut luovutettu. Asia palautettiin Lääkelaitokselle uudelleenkäsiteltäväksi. (Helsingin HAO 04/1118/2 /21.12.2004)

 

Julkisten ja salaisten tietojen yksilöinti. Toimittaja oli pyytänyt tutkimuslupaa Sota-arkistosta saksalaisissa joukko-osastoissa palvelleiden inkeriläisten kanta- ja lääkärintarkastuskortteihin sekä Yhteysesikunta Roin lääkintätoimiston kirjeenvaihtoon. Sota-arkisto toimitti listan arkistoyksiköistä ja totesi, että yksittäisiä julkisia ja salassa pidettäviä asiakirjoja oli mahdotonta erotella toiminnan vakavasti häiriintymättä. Päätöksessä ei ollut kuitenkaan yksilöity salassa pidettäviä ja julkisia tietoja. Julkisuusratkaisua ei olisi pitänyt tehdä arkistoyksikkökohtaisesti, vaan sen olisi pitänyt olla riittävän yksilöity. Sota-arkiston päätös kumottiin ja asia palautettiin uudelleen käsiteltäväksi. (Helsingin HAO 07/0029/2 /10.1.2007)

 

Valituskelpoinen päätös. Metsähallitus ei ollut antanut tietojen luovutusta koskevaa valituskelpoista hallintopäätöstä. Pyydetyt asiakirjat oli luovutettu vähitellen, viimeiset neljä kuukautta tietopyynnöstä. (OKA 657/1/2008 /23.9.2009)

 

Perustelu ja valitusmahdollisuudesta ilmoittaminen. Poliisilaitoksen olisi pitänyt ilmoittaa kieltäytymisen syy ja kerrottava mahdollisuudesta jättää asia viranomaisen ratkaistavaksi. Lisäksi häneltä olisi pitänyt tiedustella, haluaako hän toimia näin sekä annettava tieto käsittelyn johdosta perittävistä maksuista. (OKA 1219/1/2007 /9.9.2009)

 

Päätös ja valitusoikeus. Kaupunki oli hylännyt asiakirjapyynnön, mutta ei ollut antanut kirjalliseen hakemukseen kirjallista päätöstä eikä valitusoikeutta. Oikeusasiamiehen mukaan kaupunki rikkoi jokaiselle kuuluvaa perustuslaillista oikeutta saada asiansa käsitellyksi asianmukaisella tavalla. Käsittelyn julkisuus sekä oikeus tulla kuulluksi, saada perusteltu päätös ja hakea muutosta samoin kuin muut oikeudenmukaisen oikeudenkäynnin ja hyvän hallinnon takeet, turvataan lailla. (EOA 134/2005)

 

Valitusosoitteen ilmoittaminen. Ulkoministeriön olisi pitänyt perustella kieltävä asiakirjojen luovutuspäätöksensä ripeästi ja antaa samalla tiedonpyytäjälle tieto valitusosoitteesta. Kantelija oli pyytänyt sähköpostitse luetteloa eri maiden CD-kilpien etuliitteistä. Hän oli saanut muutaman päivän kuluttua kielteisen vastauksen, jossa todettiin pelkästään, ettei kyseisiä tietoja luovuteta. Kun kantelija oli pyytänyt viranomaiselta valitusosoitetta, hän oli saanut ministeriöstä vasta vajaan kahden kuukauden kuluttua täydennetyn vastauksen, jossa oli perusteltu tietojen luovuttamatta jättäminen. (OKA 797/1/01)

 

Saapuneen tietopyynnön kuittaaminen. Oikeuskansleri totesi, että sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain (13/2003) 12 §:n mukaan viranomaisen on viipymättä ilmoitettava sähköisen asiakirjan saapumisesta lähettäjälle. Nyt ministeriö ei ollut lähettänyt saapumiskuittausta, ja oli vastannut asiaa koskevaan tiedusteluun hitaasti. (OKV/209/1/2009)

 

Viranomaisen vastausvelvoite. Viranomaisen on vastattava sille osoitettuihin kirjeisiin, tiedusteluihin ja asiakirjatilauksiin. (OKA 986/1/96 /20.8.1998, AOK 912/1/00 /4.12.2002, AOKS 678/1/02 /22.4.2003, AOK 467/1/08 /22.8.2008)

 

Viranomaisen vastausvelvoite. Perusturvalautakunnan olisi tullut vastata tiedustelun tehneelle, milloin ja miten hänen asiaansa oli lautakunnassa käsitelty. (OKA 153/1/01 /10.9.2001)

 

Yhteydenottoon vastaaminen. Viranomaisen olisi pitänyt vastata saamaansa kirjeeseen niiltä osin, kun se oli mahdollista ja tarkoituksenmukaista. Käräjäoikeus oli lähettänyt tietopyyntöön liittyvät asiakirjat ja saanut vastaanottajalta lisäkysymyksiä sisältävän kirjeen, johon se ei kuitenkaan vastannut. (AOK 374/1/07 /15.10.2007)

 

Vastaus viipymättä. Viranomaisen olisi pitänyt viipymättä ilmoittaa sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta ja viitattava pian annettavaan lausuntoon, jos vastausta ei ole mahdollista antaa viipymättä. Tapauksessa ympäristökeskuksen viranhaltijat eivät vastanneet sähköpostitiedusteluun, joka koski liito-oravahavainnon vaikutusta rakennuslupaan. (AOK 1168/1/04 /7.8.2006)

 

Kiire. Eläkehakemusten käsittely oli henkilökunnan puutteen vuoksi ruuhkautunut. Ratkaisua pyrittiin nopeuttamaan, mutta asiakkaan tiedusteluun käsittelyajasta ei vastattu. Hyvän hallintotavan mukaan tietopyyntöön olisi pitänyt vastata. (AOK 277/1/97 /3.11.1997)

 

Vastaus suoraan asianomaiselle. Hyvään hallintotapaan kuuluu kirjeisiin vastaaminen, vaikka asia olisi ollut poliittinen ja muitakin tiedotuskanavia olisi voitu käyttää. Liikenneministeri oli saanut kirjeen, jossa oli tiedusteltu moottoritiehankkeen perusteluja. Ministeri oli vastannut aiheeseen tiedotusvälineille antamissaan haastatteluissa, mutta ei kirjeitse. (OKA 934/1/96 /11.11.1997) / Lääninhallitus oli saanut 1999 kirjallisen tiedustelun, jonka se oli siirtänyt työvoima- ja elinkeinokeskukselle. Sieltä oli 2002 vastattu tiedusteluun vasta oikeuskanslerin virastolle lähetetyssä

vastineessa. Tiedusteluun olisi tullut esittää kirjallinen vastaus. (AOK 901/1/99 /26.4.2001)

 

Virallinen vastaus. Esittelijänä toimineen kunnanjohtajan olisi pitänyt suorittaa tehtävänsä asianmukaisesti ja vastata saamiinsa tiedusteluihin viivytyksettä. Omakotitalonomistajien ja kunnan välillä oli käyty neuvotteluja kunnan korvausvelvollisuudesta, mutta sopimusta ei ollut saatu aikaiseksi. Talonomistajat olivat tiedustelleet asiasta kirjallisesti neljän kuukauden kuluttua, mutta tiedustelua ei ollut kirjattu diaariin eikä siihen ollut vastattu. Kunta oli teettänyt asiantuntijalausunnon ja lähettänyt sen talonomistajille tiedoksi. Vasta kunnanhallituksen päätös voitiin katsoa kuntaa sitovaksi tarjoukseksi, johon vastapuoli olisi voinut vastata sen hyväksyen tai hyläten. (AOKS 837/1/07 /28.4.2008)

 

Vastaus, vaikka asia ei kuulu viranomaiselle. Viranomaisen olisi pitänyt vastata saamiinsa tiedusteluihin kirjallisesti, vaikka vastauksena olisi ollut, että tiedusteltu asia ei kuulu viranomaisen vastattaviin tai ettei viesti anna aihetta viranomaisen toimenpiteisiin. Olennaista on, että tiedustelun lähettäjä ei jää epätietoiseksi siitä, mitä hänen tiedustelulleen on tapahtunut. Tapauksessa poliisin tutkintajohtajalta oli tiedusteltu saako kantelijan poliisille toimittamia kopioita käyttää selvityksenä muissa asioissa, mutta tutkintajohtaja ei ollut vastannut tiedusteluun. (AOK 894/1/01 /6.9.2002)Hallintolain mukaan yhteydenottoihin on vastattava, vaikka viranomainen ei olisikaan ollut velvollinen ryhtymään mihinkään toimenpiteisiin niiden tarkoittamassa asiassa. Kaupungin opetuspalvelukeskus ei ollut vastannut kahteen saamaansa kirjeeseen. (AOK 891/1/06 /8.5.2008)

 

Puhelinpyyntö. Hyvään hallintoon kuuluu, että viranomaiselle puhelimitse tehtyyn yhteydenottopyyntöön vastataan. Tämä on tärkeää etenkin, jos asian käsittelijät ovat vaihtuneet ja hakijoilla on epätietoisuutta käsittelyn kulusta. (AOK 812/1/05 /22.5.2007)

 

Postikorttivastaus. Ministeri vastasi Neuvostoliiton partisaani-iskujen korvausasioita käsittelevään yksityiskohtaiseen kirjelmään postikortilla. Sinällään ministeri voi vastata kirjeeseen itse tai antaa vastaamisen jonkun virkamiehen tehtäväksi. Jos kyseessä olisi ollut henkilön omaa korvausasiaa koskeva tiedustelu, vastauksen olisi pitänyt olla tätä laajempi. (OKA 847/1705 /7.11.2005)

 

Neuvontavelvollisuus. Kaupungin tekninen lautakunta oli vastannut kiinteää jätetaksaa koskevaan tiedusteluun, että asiasta ei ollut valitusoikeutta. Jätelain mukaan muutoksenhakuoikeus oli kuitenkin olemassa, ja viranomaisella oli asiassa hallintomenettelylain (Huom! Korvattu hallintolailla vuonna 2004; neuvontavelvollisuus myös uudessa laissa.) mukaan neuvontavelvollisuus. (AOK 747/1/95 /18.9.1996) / Viranomaisella oli neuvontavelvollisuus ja sen vastaanottamiin sähköpostitiedusteluihin olisi pitänyt vastata. Tapauksessa eläinlääkärin toimintaan liittyvän kantelun tekemistä koskevaan tiedusteluun ei ollut lääninhallituksesta vastattu. Asiakas oli saanut haluamansa ohjeet vasta oltuaan puhelimitse yhteydessä läänineläinlääkäriin. (AOKS 695/1/07 /8.7.2008)

 

Tulkinnanvarainen tietopyyntö. Mikäli viranomaiselle osoitettu tietopyyntö jää tulkinnanvaraiseksi, virkamiehen olisi varmistauduttava asiasta siitä tiedustelemalla. Hallinto-oikeus oli tulkinnut asiakirja-aineistoon tutustumispyynnön muuksi oikeudenkäyntiin liittyväksi vaateeksi ja vastannut, että henkilöä kuullaan asiasta aikanaan. (OKV 904/1/2007 /23.2.2009) / Tietopyyntö ei olisi saanut jäädä epäselvyyden vuoksi käsittelemättä. Sosiaalityöntekijän olisi puhelinkeskustelun kuluessa pitänyt kysymällä varmistaa, oliko kyseessä tietopyyntö. (OKV 351/1/2008 /5.3.2009) / Opintotukilautakunta oli lähettänyt asiakkaalle kirjeen virheellisen opintotukipäätöksen korjaamiseksi. Asiakkaan lähettämää kirjettä oli pidetty suostumuksena, mutta se olisi voitu tulkita myös tietopyynnöksi asiassa. Hyvän hallinnon mukaisesti ja puolueettomuusnäkökohta huomioiden tulkinnassa on noudatettava pidättyvyyttä ja asiakkaalle olisi mieluummin pitänyt antaa hänen tarkoittamiaan lisätietoja. Opintotukilautakunnan kirjeestä puuttui myös maininta, että asia voidaan ratkaista määräajan kuluttua, vaikka asiakas ei vastinetta antaisikaan. (AOK 687/1/00 /27.8.2001)

 

Epäselvään tietopyyntöön tulee pyytää selvennys. Asiakirjapyynnössä ei ollut yksilöity määrättyä asiakirjaa, vaan tietopyyntö oli ollut liian lavea. Ympäristökeskuksen olisi pitänyt toimittaa siltä pyydetyt asiakirjat tai pyytää tietopyynnön yksilöimistä. (OKA 13/1/04 /22.9.2006) / Seurakunnan olisi tullut avustaa diaarien yms. avulla tietopyynnön yksilöimisessä, mikäli tietopyynnön sisältö oli jäänyt seurakunnalle epäselväksi. (EOA 3485/2005)

 

Viranomaisen selvitysvelvollisuus. Kunnan maaseutusihteeri hylkäsi asiakirjapyynnön koska katsoi, ettei pyyntö ollut riittävän yksilöity. Oikeuden mielestä tämä ei kuitenkaan ollut uskottava syy. Koska kyse oli pienen kunnan suurista tuensaajista, olisi kunnan tullut voida omin voimin selvittää pyynnön kohteena olevat asiakirjat. (Vaasan HAO 02105/06/1203)            

 

Ensivaiheen päätös ja viranomaisen päätös. Jos viranomaisen päätös on ns. ensivaiheen päätös, olisi viranomaisen tiedusteltava, halusiko kantelija asian siirrettäväksi viranomaisen ratkaistavaksi siten, että hänelle annetaan asiassa valituskelpoinen viranomaisen päätös. Jos taas kyseessä on viranomaisen päätös, olisi siihen liitettävä valitusosoitus. (EOA 2220/4/09)                

 

Tietopyyntö yksilöitävä. Vanki oli pyytänyt vankilalta asiakirjoja toista henkilöä koskevassa asiassa. Koska hallinto-oikeudella ei ollut tiedossa, mitä asiakirjoja oli pyydetty ja mitä asiakirjoja päätös oli koskenut, niiden salassa pidettävyyttä ei voitu ratkaista. Asia palautettiin vankilaan uudelleen käsiteltäväksi. (Hämeenlinnan HAO 09/0298/2 /25.5.2009)

 

Tietopyynnössä avustaminen. Viranomaisen olisi pitänyt ohjata tietopyynnön tekijä tekemään lain edellyttämä hakemus. Tapauksessa vainajan omainen oli pyytänyt äitinsä potilaskertomusta kuolinpäivältä. Sairaala kieltäytyi luovuttamasta asiakirjoja, koska pyytäjä ei ollut ilmoittanut pätevää syytä asiakirjojen saamiseksi. (EOA 3009/2007)

 

Suullinen pyyntö. Asiakirja pitäisi pääsääntöisesti voida pyytää suullisesti paitsi, jos asiakirjoja on paljon tai kirjallinen pyyntö on jostain muusta syystä tarpeen. Täydennyksen asiakirjapyyntöön voi tehdä suullisesti, jolloin viranomainen on velvollinen huolehtimaan täydennyksen hallintolain mukaisesta kirjaamisesta. Vastaavasti asiakirjan pyytäjä voi suullisesti esittää vaatimuksen valituskelpoisen päätöksen saamiseksi, mikäli viranomaisen päätös on kielteinen. (EOA 1459/2005)

 

Viranomaisen perusteltu päätös. Viranomaisen on perusteltava antamansa päätös, josta on käytävä ilmi siihen vaikuttaneet seikat ja selvitykset. Seuraavissa poikkeustapauksissa päätöstä ei kuitenkaan tarvitse perustella: jos tärkeä yleinen tai yksityinen etu edellyttää päätöksen välitöntä antamista, päätös koskee kunnallisen monijäsenisen toimielimen toimittamaa, vaalia tai vapaaehtoiseen koulutukseen ottamista tai sellaisen edun myöntämistä, joka perustuu hakijan ominaisuuksien arviointiin. Perustelua ei myöskään tarvita, jos päätöksellä hyväksytään vaatimus, joka ei koske toista asianosaista eikä muilla ole oikeutta hakea päätökseen muutosta tai perusteleminen on muusta erityisestä syystä ilmeisen tarpeetonta. (EOA 3934/2006 / EOA 1713/2006)

 

Päätöksen ymmärrettävyys. Viranomaisten päätösten tulee olla sisällöltään ja kieliasultaan riittävän selkeitä ja yksiselitteisiä. Päätöksen laadinnassa tulisi lähteä kansalaisen tarpeista ja toimivuudesta kansalaisen kannalta. Kielenkäytön onnistumisella on merkitystä perustuslaissa tarkoitetun hyvän hallinnon takeiden toteutumisessa. (EOA 1124/2002)

 

Julkisuuden ripeä selvittäminen. Viranomaisen on selvitettävä siltä pyydettyjen asiakirjojen julkisuus ripeästi ja ne on luovutettava ilman uusia tietopyyntöjä. Työsuojelupiiriltä oli pyydetty sen syyttäjälle toimittama lausunto. Piirin tarkastaja ei ollut varma, olivatko esitutkinta ja syyteharkinta vielä kesken ja lausunto siten luovutettavissa. Tarkastajalla oli ollut perusteltu syy selvittää asiakirjan julkisuutta, mutta asia olisi pitänyt käsitellä nopeammin ja tiedot olisi pitänyt luovuttaa ilman uusia tietopyyntöjä. Kun tieto syyttämättäjättämispäätöksestä oli työsuojelupiiriin saatu, lausunto oli toimitettu pyytäjälle vasta kun hän oli tehnyt uuden tietopyynnön ja kun oikeuskanslerinvirasto oli tehnyt asiasta selvityspyynnön. (AOK 38/1/05 /15.3.2006)

 

Kirjallinen vastaus. Koulun rehtorin olisi pitänyt antaa kielteinen päätös asiakirjojen luovuttamisesta kirjallisena, kun myös tietopyyntö oli esitetty kirjallisena. Kielteisen ratkaisun olisi lisäksi pitänyt olla valituskelpoinen ja tiedonpyytäjä olisi pitänyt ohjeistaa asian ratkaisevalle viranomaiselle. (EOA 1602/4/00) Toisessa tapauksessa lääkärin olisi pitänyt luovuttaa potilasta koskevia terveystietoja tämän omaisille kirjallisena huolimatta siitä, että tietoja oli annettu aiemmin omaisten kanssa käydyissä neuvotteluissa suullisesti. Kantelija oli vielä neuvottelun yhteydessä esittänyt kirjallisesti lääkärille potilasta koskevia kysymyksiä. (EOA 1451/4/00)

 

Rekisterimerkintä. Virheellinen rekisterimerkintä ei merkitse viranomaisen valituskelpoista päätöstä. Virheellisen merkinnän korjaamiseen sovelletaan henkilötietolain säädöksiä. (KHO 960/1/08)

 

 

  • No labels