Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Perinteisten paperisten asiakirjojen ohella viranomaisten käsittelemää tietoaineistoa sisältyy runsaasti erilaisiin rekistereihin, kuten kortistoihin tai luetteloihin. Tietotekniikan kehitys on johtanut atk-pohjaisiin sähköisiin rekistereihin.

Viranomaisten rekistereitä voivat olla laajoista tietojen kokonaisuuksista koostuvat perusrekisterit tai suppeammat, tiettyä päätöksentekoa varten ylläpidettävät erityisrekisterit. Tiedot viranomaisen hankkeista, päätöksistä ja ratkaisuista sisältyvät usein ratkaisurekistereihin, joihin voi olla myös liittymä myös viranomaisen verkkosivuilla. Henkilötiedoista koostuville henkilörekistereille on ominaista ylläpidon pysyvyys ja tietojen käsiteltävyys. Yksittäistä käyttöä varten, esimerkiksi virkahakemuksia ja hakijoiden ansioiden yhdistelemistä varten laaditut listaukset eivät näin ollen muodosta henkilörekisteriä.

Viranomaisilta edellytetään erillisten tietojärjestelmäselosteiden laatimista hallinnoimistaan rekistereistä. Laatimisvelvoite koskee julkisia tietoja, harkinnanvaraisesti julkisia tietoja sekä julkisia ja salaisia tietoja, jos tietojen salassa pidettävyys ei ole etukäteen pääteltävissä. Pakollisia selostetietoja ovat tietojärjestelmän nimi, vastuutaho, järjestelmän käyttötarkoitus, tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys sekä julkiset tiedot ryhmittäin. Ei-pakollisia selostetietoja ovat järjestelmän käyttämät tietolähteet, tallennusajankohta (tiedot vuosilta), tietojen päivitystiheys, salassa pidettävät tiedot sekä tietojärjestelmän julkinen osoite. Julkista käyttöä varten selostetta ei tarvitse laatia, jos järjestelmä sisältää pelkästään salassa pidettävää tietoaineistoa.

Sekä rekisterit että niiden sisältämät tiedot voivat olla eri perustein julkisia, osittain julkisia tai kokonaan salassa pidettäviä. Julkisia viranomaisrekistereitä ovat esimerkiksi yhdistysrekisteri, kaupparekisteri, kiinteistörekisteri, lainhuuto- ja kiinnitysrekisteri, kiinteistöjen kauppahintarekisteri. Salassa pidettäviä rekistereitä ovat esimerkiksi terveydenhuollon ja sosiaalihuollon asiakasrekisterit ja rikosrekisteri. Erityissäännökset henkilötietojen luovuttamiselle koskevat mm. kauppa-, ajoneuvo-, kiinteistörekistereitä ja väestötietojärjestelmää.


Ammattitautirekisteri. Rekisteri ja sen sisältämät tiedot eivät tule viranomaisen asiakirjaksi pelkästään sillä perusteella, että ne koskevat lakisääteistä vakuutusta toimeenpantaessa saatuja tai laadittuja asiakirjoja tai tietoja. Rekisteriä ylläpitävä Tapaturmavakuutuslaitosten liitto ei ole viranomainen, eivätkä sen tehtävät kuulu julkisen vallankäytön piiriin. (Helsingin HAO 00444/10/1203 /24.8.2010)

 

Rekisterinpitäjän palvelualttius. Sairaalalla on rekisterinpitäjänä velvollisuus palvella tietopyyntöasioissa hyvän palveluperiaatteen mukaisesti. Terveydenhuollon toimintayksikön johtajan tulee huolehtia henkilökunnan riittävästä asiantuntemuksesta ja osaamisesta asiakirjojen käsittelyssä.

(EOA 3447/2007)

 

Ääninauhan tarkastusoikeus. Henkilötiedosto syntyy, kun henkilön ääni tallentuu nauhalle. Henkilöllä on oikeus tarkastaa itseensä liittyvä tieto kerran vuodessa korvauksetta. Asiassa oli ollut kysymys siitä, koskeeko henkilötietolain mukainen tarkastusoikeus puhelinnauhoitetta. (Kuopion HAO 01511/08/1204)

 

Virheellinen rekisterimerkintä. Rekisterinpitäjän tulee poistaa virheellinen tieto henkilötietolain nojalla. Rekisterinpitäjä oli alun perin katsonut, ettei se voinut poistaa virheellistä tietoa rekisteristä annetun lain puitteissa. (Kuopion HAO 00572/07/1204)

 

Jehovan todistajien keräämät muistiinpanot. Tapauksessa arvioitiin, muodostivatko Jehovan todistajien kotikäyntiensä yhteydessä tekemät muistiinpanot henkilötietolain tarkoittaman henkilörekisterin. Muistiinpanot, jotka sisälsivät ainoastaan talon osoitteen, asuntojen lukumäärän ja kartan, eivät sisältäneet henkilötietoja. Sen sijaan kotikäynneistä kertovat muistiinpanot, joissa olivat mukana asukkaiden nimitiedot, muodostivat henkilörekisterin, josta tiedot löytyivät osoitteen perusteella. Arkaluontoisten tietojen, kuten uskonnollista vakaumusta koskevien tietojen keräämiseen tulee olla asianosaisen yksiselitteinen suostumus. Tällöin rekisterinpitäjänä on seurakunta, jonka tulee huolehtia henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä. (TSV 890/45/97)

 

Kopio laillisesta henkilörekisteristä. Yksityisen henkilön hallussaan pitämät kopiot edellisessä työpaikassa myymistään vakuutussopimuksista muodostivat henkilörekisterin. Henkilön katsottiin muodostaneen uuden henkilörekisterin, kun hän oli ottanut kopioita työnantajansa laillisesti pitämästä henkilörekisteristä, vienyt tiedot pois tämän ulottuvilta ja käyttänyt tietoja luvatta suoramarkkinointiin. (KKO R98/628)

 

Internet-asiakirjojen luonne. Internetiin siirretyt yksittäiset viranomaisen pöytäkirjat ja esityslistat eivät muodostaneet henkilörekisteriä, kun tietoja ei oltu järjestetty henkilöiden vaan asiayhteyksien mukaan. Henkilörekisteriluonteen arvioinnissa kysymys on asiakirjojen tietosisällöistä ja tietojen käyttötarkoituksesta. Asiakirjojen julkaisemiselle internetissä ei ole estettä, kun samalla otetaan huomioon salassapitosäännösten vaatimukset. (TSV 11.5.1998)

 

Oikeuden tuomiot. Oikeuden tekemät päätökset eivät sellaisenaan muodosta henkilörekisteriä. Tuomiot saattavat sisältää henkilötietolaissa tarkoitettuja tietoja, mutta niitä ei välttämättä käsitellä automaattisen tietojenkäsittelyn avulla niin, että tietyt henkilöt tai henkilötiedot olisi mahdollisimman helposti löydettävissä. Kyseisessä tapauksessa toimittaja oli pyytänyt oikeuden päätökset journalistiseen tarkoitukseen niin, että ne olisivat sisältäneet myös henkilötunnusten loppuosat. Tällä pyytäjä oli halunnut varmistaa henkilöiden tunnistettavuuden. Oikeuden mukaan tuomioiden luovuttamiseen sovelletaan julkisuusperiaatetta. Koska kysytyt henkilötiedot sisältyivät alempien asteiden tuomiolauselmiin, henkilötunnusten loppuosia ei olisi tullut peittää asiakirjoista. (KKO S2003/711)

 

KHO:n diaarin julkisuus. Korkeimman hallinto-oikeuden diaari on henkilörekisteri, josta saa antaa henkilötietoja vain henkilörekisterilaissa määrätyin perustein. Tietopyyntö oli koskenut KHO:n diaarin salassa pidettäviä tietoja. (KHO 3444/1/07)

Ajoneuvon rekisterinumero. Ajoneuvon rekisterinumero on henkilötietolain mukainen henkilötieto, jos rekisterinpitäjällä on keino tai tarkoitus hankkia tieto siitä, keneen tunnistettavaan henkilöön rekisterinumero liittyy. (TSV 344/45/2000)

 

Virkahakemukset. Hakemukset kunnan virkaan eivät sellaisenaan muodostaneet viranomaisen henkilörekisteriä, vaan kyse oli yksittäistä käyttöä varten laaditusta henkilötietojen ja ansioiden yhdistelmästä. Myöskään viranhakijoista ja heidän ansoistaan laadittu yhteenvetolista kunnanhallituksen käsittelyä varten ei täyttänyt rekisterinpidon suunnittelun ja perustamisen vaatimuksia. (EOA 2.4.1993) 

 

Virkahakemukset. Työnhakijoiden hakemukset liitteineen sekä hakijoista laadittu yhdistelmä muodostivat rekisterikokonaisuuden, jonka tarkoituksena on työntekijän valinta. Vaikka kysymyksessä olisikin vain kertakäyttöinen rekisteri, lankeaa rekisterinpitäjälle kaikki henkilötietolaissa määrätyt velvollisuudet. (TSV 909/45/2000)

 

Toimenhakulomakkeet. Erilaiset henkilötietoja sisältävät toimenhakulomakkeet muodostivat henkilörekisterilain tarkoittaman henkilörekisterin. Asiaan ei vaikuttanut se, että työntekijöiden valintaa varten kerätyt tiedot myöhemmin hävitetään. (KHO 4970/10.12.1993)

 

Rekisteritietojen toimituksellinen käsittely. Tietosuojalautakunta oli henkilötietolain 44 §:n nojalla kieltänyt yhtiötä keräämästä, tallentamasta ja luovuttamasta edelleen lehdessä julkaistuja verovelvollisten ansio- ja pääomatulo- sekä varallisuusverotietoja. Yksityisten henkilöiden verotustietoja kerännyt lehti oli luovuttanut keräämänsä verotiedot erään yhtiön kautta teleoperaattorille, joka toteutti verotietoihin liittyvän tekstiviestipalvelun. Hallinto-oikeuden mukaan tietojen luovuttamista edelleen ei voida pitää henkilötietojen käsittelemisenä toimituksellisia tarkoituksia varten. (Turun HAO 00416/10/1204 /28.10.2010)

 

Viranomaisen palkkarekisteri. Valtiontalouden tarkastusvirasto oli hylännyt pyynnön saada viraston yksilöidyt palkkatiedot sillä perusteella, ettei pyytäjällä ollut oikeutta tallettaa ja käyttää pyytämiään henkilötietoja. Oikeuden mukaan viraston kieltäytymisessään soveltama julkisuuslain 16 §:n 3 momentti, jonka mukaan henkilörekisteristä saa antaa sähköisen kopion, jos vastaanottajalla on oikeus tallentaa ja käyttää henkilörekisteritietoja, ei estä asiakirjan luovuttamista viranomaisen luona nähtäväksi tai jäljennettäväksi. Se, että pyynnön tehnyt henkilö oli ilmoittanut, että pyyntö ei koskenut lainkaan henkilöiden nimiä, asetti kysymyksen uuteen valoon. Oikeus palautti päätöksen uudelleen käsiteltäväksi ja arvioitavaksi, olivatko pyydetyt tiedot yhdistettävissä henkilöihin niin, että niitä voidaan pitää henkilötietolain tarkoittamina henkilötietoina. (KHO 3564/1/09 /4.10.2010)

 

Professorien palkkarekisteri. Maakuntalehti oli pyytänyt yliopistolta tiedon kunkin professorin nimestä, syntymävuodesta, virkaanastumisvuodesta, oppiaineesta sekä kokonaispalkasta eriteltyinä vuodelta 2009. Tietoja pyydettiin ensisijaisesti sähköisessä muodossa ja tietopyynnön syyksi ilmoitettiin toimitukselliset tarkoitukset. Yliopisto suostui luovuttamaan enintään kolmen henkilön palkkatiedot kokonaispalkasta ja tehtävänosakohtaisesta palkanosasta. Ratkaisu perustui valtiovarainministeriön 2006 antamaan ohjeeseen. Yliopiston mukaan lehti ei ollut eritellyt riittävän tarkasti tietojen toimituksellista käyttöä ja otti päätöksessään myös huomioon yliopistojen aseman muuttumisen 2010, jonka jälkeen palkkatietojen julkisuuteen ei enää sovelleta nimikirjalakia. Hallinto-oikeuden mukaan yliopisto ei voinut perustella kieltäytymistään mainituin perustein. Oikeuden päätöksestä valitettiin korkeimpaan hallinto-oikeuteen. (Hämeenlinnan HAO 02863/09/1203 /24.9.2010)

 

Henkilöstörekisterin luovutus. Kansaneläkelaitos kieltäytyi luovuttamasta listaa sen palveluksessa olevista asiantuntijalääkäreistä, koska katsoi että tietoja pyytäneellä oli oikeus saada tiedot ainoastaan tämän oman asian käsittelyyn osallistuneista lääkäreistä. Oikeuden mukaan Kelan henkilöhallinnon rekisteri muodosti henkilötietolain tarkoittaman henkilörekisterin, jonka luovuttamisesta päätetään julkisuuslain säädösten mukaisesti. Kelan henkilöstöön kuuluvat ovat rikosoikeudellisesti virkamiehiä ja sen asiantuntijalääkärit hoitavat julkisoikeudellisia tehtäviä ja käyttävät asioiden valmisteluun osallistuessaan julkista valtaa. Julkisyhteisön palveluksessa olevan henkilön yksityisyydensuoja ei vaadi, että tieto palvelussuhteesta julkista valtaa käyttävään toimielimeen pidetään salassa. Se, että tietoa pyytänyt oli perustellut tietopyyntöään valvoakseen lääkäreiden sidonnaisuuksia, oli riittävä selvitys tietojen käyttötarkoituksesta. Toisaalta rekisteri voi sisältää myös tietoja joita ei voida luovuttaa, kuten henkilötunnukset. (KHO 1627/1/09 /29.3.2010)

Tieto rekisterin sisällöstä. Tietopyyntöä ei voitu evätä sillä perusteella, että kaupunki ei pitänyt nimikirjaa, ja että pyytäjä ei ollut yksilöinyt henkilötietolain mukaista tiedon käyttötarkoitusta. Kaupungin palkanlaskentapäällikkö oli antanut kielteisen päätöksen tietojen luovuttamisesta, jotka koskivat kolmen kaupungin työntekijän työsuhdetietoja, kuten koulutusta, kielitutkintoja ja kokemusvuosia. Oikeuden mukaan pyytäjältä ei olisi voitu edellyttää, että hän tietäisi millaisia tietoja rekistereihin sisältyy. Tietopyynnön kohde oli lisäksi riittävän yksilöity. Henkilötietolaki ei tule sovellettavaksi, kun tietoja on pyydetty henkilökohtaisiin ja tavanomaisiin yksityisiin tarkoituksiin. (Helsingin HAO 07/1220/2 /14.9.2007)

 

Julkiset rekisteritiedot. Käräjäoikeuden kanslia ei ollut luovuttanut tietoja lainhuuto- ja kiinnitysrekisteristä ilman lainhuuto- ja rasitustodistusten lunastamista. Rekisteritiedot olivat kuitenkin julkisia, joista jokaisella on oikeus saada tietoa. Pyydetyt tiedot olisi voitu antaa muuta virkatoimintaa haittaamatta esimerkiksi suullisesti. (AOK 351/1/97 /10.7.1998)

 

Poliisirekisterin merkintä. Poliisiasiain tietojärjestelmään tallennettujen poliisin työturvallisuuteen vaikuttavien salassa pidettävien tietojen luovuttaminen rekisteröidylle itselleen on lähtökohtaisesti vastoin erittäin tärkeää yleistä ja yksityistä etua. Rekisteröidyllä ei näin ollen pääsääntöisesti ole oikeutta saada tietoa tällaisten rekisterimerkintöjen olemassaolosta tai sisällöstä. Tapauksessa henkilö oli saanut tietää itseään koskevasta merkinnästä ja vaatinut merkinnän poistamista. Tieto oli poistettu vanhentuneena, ja tästä henkilöä voitiin informoida, koska henkilö oli tiennyt rekisterimerkinnän olemassaolosta, jolloin poistamisesta kertominen ei paljastanut ihmisten turvallisuuden vaarantavia tietoja. (Hämeenlinnan HAO 09/0687/3)

 

Väestötietojen luovuttaminen. Sukututkimusta koskevien väestötietojen luovutuskielto voidaan rajata vain luovutuskiellon asettaneen henkilön omiin tietoihin. Tapauksessa maistraatti oli kieltäytynyt luovuttamasta tietoja lapsen suvun sukututkimusta varten, koska lapsen isä oli asettanut itseään koskevan luovutuskiellon. Oikeuden mukaan lapsen isän puoleisen suvun tutkimukselle ei voida asettaa erityisiä vaatimuksia, jos tietoja voidaan luovuttaa myös suoramainontaa varten. Äidillä oli siis oikeus saada lapsen isän puoleisen suvun tiedot lukuun ottamatta isän omia tietoja. (Hämeenlinnan HAO 01764/00/5300)

 

Pääsy viranomaisen mediapalveluun. Sisäministeriön ei tarvinnut myöntää yksityishenkilölle käyttäjätunnusta 112info-mediapalveluunsa. Tietojen antaminen viranomaisen atk:n avulla ylläpitämästä järjestelmästä oli viranomaisen harkinnassa. Tietoja ei voitu pitää luottamuksellisina, koska viestit oli toimitettu järjestelmään yleisesti vastaanottaviksi. (KHO 121/18.1.2007)

 

  • No labels