Page tree
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Merkittävä määrä oikeuskanslerille ja oikeusasiamiehelle saapuneista kanteluista on liittynyt viranomaisten virheelliseen menettelyyn saamiensa tietopyyntöjen käsittelyssä. Ongelmia tietopyytäjille ovat aiheuttaneet mm. asiakirjapyynnön tunnistaminen, tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ja lakisääteisen ratkaisuvelvoitteen laiminlyönti. Kantelut ovat koskeneet myös tapauksia, jossa tietopyyntöön vastaaminen on viivästynyt tai kun viranomainen on ollut haluton neuvomaan tietopyytäjää tämän ongelmatilanteessa. Myös pyynnöistä perittäviksi esitettyjen maksujen asiamukaisuudessa on ollut puutteita, samoin kuin pyydettyjen asiakirjojen yksilöimisessä, luonteen määrittämisessä ja olemassaolon selvittämisessä.


Tietopyynnön uusiminen
Julkisuuslain mukainen viranomaisen tekemä päätös ei ole oikeusvoimainen ja julkisuuslain mukaisen samoja asiakirjoja tai tietoja koskevan pyynnön voi esittää viranomaiselle uudelleen. Viranomaisen on myös lähtökohtaisesti käsiteltävä myös uusi pyyntö julkisuuslain mukaisesti. Tapauksessa uuden päätöksen tekemistä puolsi se, että viranomaisen tekemän päätöksen perusteella ei ollut täysin selvää, katsoiko viranomainen, että pyydettyjä asiakirjoja ei lainkaan ole tai ollut ollut olemassa vai että ne ovat tai olivat olleet sinänsä olemassa, mutta niitä ei ollut diarioitu eikä katsottu viranomaisen asiakirjoiksi julkisuuslaissa säädetyllä ja tarkoitetulla tavalla. Lisäksi uutta päätöstä puolsi kantelijan esittämä arvio siitä, että hänellä olisi ollut intressi julkisuuslain mukaisen päätöksen saamiseen ja mahdollisesta negatiivisesta ratkaisusta valittamiseen vasta saatuaan viranomaiselta mielestään merkityksellisiä uusia tietoja. Uutta asiakirjapyyntöä ei oltu tehty shikaaninomaisessa tarkoituksessa. (OKV/1877/1/2014)

Viranomaisen neuvontavelvoite
Viranomaiselle on velvollisuus avustaa tietopyytäjää yksilöimään pyydettävä asiakirja. Hallintolain mukaan viranomaisen on tarpeen mukaan neuvottava asiakkaita asioidensa hoitamisessa ja muun muassa vastattava heille osoitettuihin asianmukaisiin tiedusteluihin. Viranomaisen on tiedusteltava asiakirjapyynnön tekijältä tarkempia tietoja, mikäli asiakirjapyyntö on liian yksilöimätön ja yksilöintiä koskeva pyyntö on tehtävä ilman viivytystä. Tapauksessa viranhaltija oli lähettänyt kantelijalle pyynnön yksilöidä asiakirjapyyntö. Tämä oli vastannut pyyntöön pyytämällä tapaamista. Viranhaltija oli sen jälkeen lähettänyt uuden yksilöintipyynnön kantelijalle noin puolentoista kuukauden kuluttua. Ensimmäinen asiakirjapyynnön yksilöintiä koskeva kirje on lähetetty kantelijalle viivytyksettä, mutta kantelijan siihen vastauksena lähettämään sähköpostiin vastaaminen oli viivästynyt. Kantelijan lähettämään sähköpostikirjoitukseen olisi tullut reagoida nopeammin. (OKV/930/1/2015)


Viranomaisella on neuvontavelvollisuus saamastaan tietopyynnöstä ja sen on annettava pyynnöstä arvio asian ratkaisemisen ajankohdasta. Tapauksessa kantelijat eivät olleet saaneet vastauksia tiedusteluihinsa, jotka koskivat yksityistien tiekunnan päätöksestä tehdyn valituksen käsittelyvaihetta. Heille ei myöskään oltu annettu tietoa tai vastausta asiakirjapyyntöön, joka koski ympäristölautakunnan tiejaoston kokouksessa käsillä ollutta asiakirjaa. (OKV/179/1/2016)


Viranomaisen on paitsi käsiteltävä asianmukaisesti saamansa asiakirjapyyntö myös asiaan liittyvät tietopyytäjän erilliset tiedustelut. Tapauksen selvityksestä ei käynyt ilmi, miksi asianomistajan esitutkintaa koskeviin asiakirjapyyntöihin ei ollut vastattu. Tiedustelujen osalta kävi ilmi, että viranomaisella ei ollut tapana ilmoittaa asianosaisille esitutkinnan käynnistämisestä, vaan heidät kutsutaan aikanaan kuulusteluun. Kantelija oli kuulusteltu asianomistajana runsaat neljä kuukautta hänen viimeisen asiaa koskeneen tiedustelunsa jälkeen apulaisoikeuskanslerin jo pyydettyä asiasta selvitystä. Rikosilmoituksen tekemisestä oli tällöin kulunut yhdeksän kuukautta. Poliisin selvityksestä ei käynyt ilmi, että asiassa olisi sitä ennen tehty mitään tutkintatoimenpiteitä. Asian esitutkintaa ei ollut aloitettu esitutkintalain edellyttämin tavoin ilman aiheetonta viivytystä. (OKV/1150/1/2014)


Tietopyynnön maksullisuus
Viranomaisen on viipymättä selvitettävä, ovatko siltä pyydetyt asiakirjat maksuttomia. Maksuttomuuden edellytysten täyttymättömyydestä on myös viipymättä ilmoitettava, vaikka pyytäjä haluaisikin asiakirjat vain niiden ollessa hänelle maksuttomia. Tapauksessa kantelija oli pyytänyt saada asiakirjapyynnössä yksilöimänsä asiakirjat nimenomaisesti vain, mikäli hän saisi ne maksutta. Niitä ei kuitenkaan olisi voitu toimittaa kantelijalle maksutta. (OKV/1696/1/2015)


Viranomainen ei voi aina periä maksua esittämillään perusteilla, eikä viranomaisen menettely sen ilmoittaessa maksun perimisestä ole aina välttämättä lainmukainen. Tapauksessa viranomainen oli asiakirjapyyntöön antamassaan vastauksessa ilmoittanut, että siltä osin kuin asiakirjoja ei ollut annettu, kantelija voi saattaa asian viranomaisen ratkaistavaksi ja että asian käsittelystä voidaan laskuttaa maksu, joka on 86 euroa tunnilta. (OKV/1861/1/2017)


Arvio asiakirjapyynnöstä veloitettavista maksuista perustui virheelliseen suoritehintaan ja oli virheellinen. Ilmoitus sisälsi lisäksi virheellisen tiedon arvonlisäveron perimisestä julkisoikeudellisia suoritteita koskevien maksujen yhteydessä. Viranomainen oli ilmoittanut perivänsä asiakirjapyynnön toteuttamisesta aiheutuvista kustannuksista maksun, joka perustui aluehallintoviraston vanhentuneeseen suoritemaksupäätökseen, vaikka tuolloin oli jo voimassa viraston antama uusi suoritemaksupäätös. (OKV/1057/1/2018)


Viranomaiselta puuttunut asiakirja
Julkisuuslain säännökset asiakirjan antamisesta ja antamisesta kieltäytymisestä soveltuvat myös tilanteisiin, joissa viranomaisella ei ole hallussaan pyydettyä asiakirjaa. Tapauksessa kantelija ei ollut saanut pyytämäänsä asiakirjaa viranomaisen ilmoitettua tälle, ettei asiakirjaa oltu laadittu. (OKV/74/1/2016)


Tietopyyntöä koskevia julkisuuslain menettelysäännöksiä on noudatettava myös silloin, kun viranomaisella ei ole pyydettyä tietoa. Pyytäjälle on tällöin ilmoitettava selkeästi asiakirjan antamisesta kieltäytymisen syy ja annettava tieto siitä, että päätökseen voi hakea muutosta. Tapauksessa kantelijat olivat pyytäneet kaupungilta kopiota kaivutyöhön liittyneen ns. välikatselmuksen pöytäkirjasta. Kaupunki oli vastannut, ettei välikatselmuksista ole yleensä laadittu pöytäkirjoja. (OKV/301/1/2016)


Viranomaisen on tehtävä perusteltu päätös tietopyyntöön myös asiakirjasta, jota viranomaisella ei ole. Mahdollisuus saattaa asia hallintotuomioistuimen ratkaistavaksi voi vahvistaa asiakirjan pyytäjän oikeusturvaa, jos hän epäilee viranomaisella olevan hallussaan asiakirja, jota tämä ei kuitenkaan halua luovuttaa. Oikeus saada pyydetty asiakirja tai saada asiassa muutoksenhakukelpoinen päätös on ehdoton, eikä viranomainen voi tästä syystä menetellä toisin. Viranomainen oli todennut selvityksessään, että asiassa ei tehdä ”päätöstä”, koska pyytäjälle oli jo ilmoitettu, ettei asiakirjaa ole. Jos asiakirja olisi ollut olemassa, niin se olisi luovutettu. Tässä tapauksessa ”päätös” olisi ollut luovuttaa asiakirja. (OKV/2010/1/2018)


Vastaamatta jättäminen
Asiassa ei menetelty viranomaisen palveluperiaatetta, neuvontavelvollisuutta, käsittelyn viivytyksettömyyttä ja asiakirjan antamista koskevien säännösten mukaisesti. Tapauksessa viranomainen ei ollut vastannut saamiinsa tiedusteluihin ja asiakirjapyyntöihin tai oli vastannut niihin puutteellisesti ja ristiriitaisesti. (OKV/1925/1/2017)


Kansaneläkelaitos ei ollut vastannut kantelijan puhelimitse tekemiin kahteen asiakirjapyyntöön. (OKV/1421/1/2015)


Asiaton kielenkäyttö
Viranomaisen on käyttäydyttävä asiallisesti tietopyyntöä käsitellessään. Tapauksessa kantelijalle oli lähetetty vahingossa viranomaisen sisäiseksi tarkoitettu sähköpostiviesti, jossa käytettyä ilmaisua ei voitu pitää asiallisena. Kantelija on saanut asiakirjaa tiedusteltuaan pysäköinninvalvonnassa työskentelevältä katutarkastajalta sähköpostiviestin: ”Pitääkö näinkin vanhaan asiaan, joka on hyväksytty toimittaa ton sällin vaatimat tiedot?” Kantelija oli pyytänyt kaupungin pysäköinninvalvonnalta asiansa ”diaarion-päiväkirjan-tapahtumaluettelon”. Saadun selvityksen mukaan pysäköinninvalvonta ei pidä diaariota oikaisuvaatimusasioihin liittyen. (OKV/86/1/2017)


Tietopyynnön tunnistaminen

Viranomaisen on kyettävä tunnistamaan saamansa pyyntö asiakirjapyynnöksi ja meneteltävä asiassa julkisuuslain edellyttämällä tavalla. Tapauksessa viranomainen kertoi pitäneensä pyyntöä vain "keskustelun avauksena". Pyyntö oli koskenut sähköisesti lehtoriksi hakeneista tehtyä ansiovertailua. Rehtori oli kieltäytynyt vertailun toimittamisesta ja ehdottanut hakemusasiakirjoihin tutustumista koulun kansliassa, joka sijaitsi yli kuudensadan kilometrin päässä kantelijan kotipaikasta. Tietopyyntöön vastaamisessa kunta ei ollut riittävästi huolehtinut hyvän tiedonhallintavan luomisesta ja toteuttamisesta hallinnossaan eikä siten toiminut hallintolain hyvän hallinnon perusteiden edellyttämällä asianmukaisella ja tuloksellisella tavalla. (OKV/1138/1/2013)


Kantelija oli kaupungin hyvinvointilautakunnalle tekemissään oikaisuvaatimuksissa pyytänyt kahteen kertaan samaa asiakirjaa. Koska oikaisuvaatimuksiin sisältyneitä pyyntöjä ei kaupungin hallinnossa tunnistettu asiakirjapyynnöiksi, niihin ei oltu vastattu ennen kuin apulaisoikeuskansleri oli pyytänyt selvitystä asiassa. Kantelijan ensimmäisestä asiakirjapyynnöstä oli tällöin kulunut yhdeksän kuukautta. Pyyntöön annetusta päätöksestä ei ilmennyt, oliko se viranomaisen vai viranhaltijan päätös. (OKV/1610/1/2015)



Asiakirjan luonne
Asiakirjapyynnön käsittelystä annettuja säännöksiä on noudatettava riippumatta siitä, mikä käsitys viranomaisella on pyydetyn asiakirjan luonteesta, esimerkiksi jos pyydetty asiakirja ei ole viranomaisen mielestä julkisuuslain tarkoittama asiakirja. Viranomaisen on asiakirjan luovutuksesta kieltäytyessään tehtävä asiassa valituskelpoinen päätös. Menettelysäännösten tarkoituksena on mahdollistaa se, että kysymys asiakirjan luonteesta voidaan saattaa hallintotuomioistuimen ratkaistavaksi. Tapauksessa viranomainen oli tulkinnut siltä pyydettyjen konsultaatiokysymysten ja -vastausten olevan muistiinpanoja, eikä viranomaisen asiakirjoja. Lisäksi kyseiset muistiinpanot oli hävitetty. Kantelijalle ei oltu annettu asiakirjapyyntöön valituskelpoista päätöstä. (OKV/68/1/2016)


Tietopyytäjällä on oikeus saada asiansa käsiteltyä asianmukaisesti, saada perusteltu päätös ja saada hakea siihen tarvittaessa muutosta hallinto-oikeudessa ja edelleen korkeimmassa hallinto-oikeudessa. Menettelyä on noudatettava myös silloin, kun asiakirjaa ei katsota laissa tarkoitetuksi viranomaisen asiakirjaksi tai viranomaisella ei ole pyydettyä asiakirjaa. Tapauksessa todettiin muistiinpanojen saamisesta koskeva pyyntö asiakirjapyynnöksi. (OKV/1156/1/2013)


Myöhästynyt vastaaminen
Viranomaisen on kerrottava tietopyytäjälle tämän pyytämän aineiston luovuttamisen mahdollisesta myöhentymisestä. Tapauksessa käräjäoikeuden olisi ollut perusteltua tiedottaa kantelijalle siitä, ettei pyydetty tuomio ollut saatavilla vielä sen julistamispäivänä. Käräjäoikeuden mukaan tuomio oli valmistunut ja siten tullut julkiseksi vasta noin kaksi kuukautta sen julistamisen jälkeen. Viive oli johtunut käräjätuomarin muista töistä, ja kyse oli ollut töiden etusijajärjestykseen asettamisesta lain suoman harkintavallan puitteissa. Tuomio oli lähetetty sekä asianosaisille että kantelijalle sen valmistumispäivää seuraavana päivänä. Käräjäoikeudella oli kuitenkin ollut perusteltu syy saattaa tuomio kirjalliseen muotoon viiveellä. (OKV/1382/1/2016)


Kantelun vireilläolo oikeuskanslerinvirastossa ei ole oikeudellinen peruste jättää noudattamatta hallinto-oikeuden lainvoimaista päätöstä ja julkisuuslakia. Tapauksessa kaupunki oli ilmoittanut jääneensä odottamaan apulaisoikeuskanslerilta ohjeistusta tai linjausta siihen, miten julkisuuslakia tulisi tapauksessa soveltaa. Kaupunginjohtaja oli lopulta tehnyt julkisuuslain mukaisen valituskelpoisen päätöksen asiassa ja kantelijalle oli luovutettu pyydetyt asiakirjat salassa pidettävät kohdat peitettyinä. Viranomaisen menettelyn vuoksi asiakirjapyyntöjen käsittely oli kestänyt 1,5 vuotta. Ennen oikeuskanslerinviraston selvityspyyntöä asian käsittely oli kestänyt yli kuusi kuukautta ilman, että asiakirjoja olisi luovutettu tai asiassa olisi tehty valituskelpoinen päätös. (OKV/1457/1/2018)


Tietopyynnön yksilöinti
Tiedon pyytäjää on tarvittaessa avustettava yksilöimään asiakirja, josta hän haluaa tiedon. Lisäksi asiakirjan luovuttamisesta kieltäytymisen syyn tulee perustua lakiin, ja tiedon pyytäjälle on annettava selkeä tieto mahdollisuudesta saattaa asiakirjapyyntöä koskeva asia viranomaisen valituskelpoisella päätöksellä ratkaistavaksi. (OKV/1174/1/2017)


Asiakirjapyyntö on käsiteltävä julkisuuslain menettelysäännösten mukaisesti, vaikka viranomainen epäilisi, että sillä ei olisi hallussaan pyydettyjä asiakirjoja. Pyyntö saada tieto viranomaisen asiakirjan sisällöstä on kuitenkin pystyttävä yksilöimään riittävästi siten, että viranomainen pystyy selvittämään, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Tapauksessa kantelija oli lähettänyt viranomaiselle sähköpostiviestejä, mutta yhdessä lähettämässään sähköpostissa hänen voitiin katsoa pyytäneen käyttöönsä yksilöimänsä asiakirjat. Viranomainen oli vastannut asiakirjapyyntöön yli kaksi kuukautta esitetyn pyynnön vastaanottamisen jälkeen. (OKV/229/1/2014)



Tietopyytäjän oikeudet
Tietopyytäjälle olisi selvitettävä ennen asiakirjapyyntöä yleisellä tasolla hänen oikeutensa pyydettyyn asiakirjamateriaaliin. Tapauksessa kantelijan toimittamaan asiakirjapyyntöön ollut vastattu lainkaan, mutta kantelijalle oli aiemmin samassa asiakokonaisuudessa selvitetty hänen asemaansa ja oikeuttaan asiakirjamateriaaliin. Selvityksessä kävi ilmi, että kantelija ei ollut ilmeisesti ymmärtänyt ennen asiakirjapyyntöään saamiaan vastauksia. Viranomaisen olisi kuitenkin pitänyt menetellä asiassa julkisuuslain edellyttämällä tavalla ja ilmoittaa tiedon toimittamisesta kieltäytymisen syy ja lisäksi antaa tieto siitä, että asia voidaan saattaa viranomaisen valituskelpoisella päätöksellä ratkaistavaksi. (OKV/1296/1/2017)


Virheellinen muutoksenhaku
Asiakirjapyynnön käsittelyssä oli menetelty virheellisesti viranhaltijan liitettyä tekemäänsä asiakirjan luovutuspäätökseen väärän valitusosoituksen, ja kun kaupunginhallitus oli käsitellyt asiaa myöhemmin oikaisuvaatimuksena. Kantelijan sähköpostitse lähettämä asiakirjapyyntöä ei myöskään oltu kirjattu saapuneeksi. (OKV/1735/1/2014)


Ratkaisuvelvoite
Viranomaisen on tehtävä saamastaan asiakirjapyynnöstä joko myönteinen tai kielteinen ratkaisu laissa säädetyssä ajassa. Ratkaisuna ei voi olla tietojen antamisesta pidättäytyminen olemalla vastaamatta pyytäjän yhteydenottoon. Ratkaisusta on ilmoitettava tiedon pyytäjälle siten, ettei siinä jää epäselväksi mitä pyyntöä ratkaisu koskee. Tapauksessa kantelija ei ollut saanut asiakirjapyyntöönsä lain edellyttämää ratkaisua eikä mahdollista ohjeistusta asian eteenpäin viemiseksi. (OKV/470/1/2011)


Asiakirjapyyntöön olisi tullut reagoida ja asiassa olisi tullut tehdä ratkaisu riippumatta siitä, oliko kyseessä pyydettyjen asiakirjojen antaminen kantelijalle, kielteinen päätös muutoksenhakuohjauksineen tai asiakirjapyynnön siirtäminen toiselle viranomaiselle. (OKV/1182/1/2011)



Tietopyynnön vastaanottaminen
Viranomaisen on sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain mukaisesti viipymättä ilmoitettava lähettäjälle sille toimitetun sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta. Tapauksessa kantelija ei olut saanut ilmoitusta sähköpostitse lähettä¬miensä asiakirjapyyntöjen vastaanottamisesta. (OKV/1103/1/2012)




Tietopyynnön siirtäminen
Pyynnön siirtäminen toisen viranomaisen käsiteltäväksi on omiaan viivästyttämään sen käsittelyä. Viranomainen voi kuitenkin siirtää saamansa asiakirjapyynnön toiselle viranomaiselle, jos sen käsitteleminen on tällöin tarkoituksenmukaisempaa ja siirtämiselle on perusteltu syy. Viranomaisen asiakirjan antamisesta päättää asiakirjaa hallinnoiva viranomainen, ja mahdollisuus asiakirjapyynnön siirtämiseen toisen viranomaisen käsiteltäväksi on säädetty tarkoituksenmukaisuussyistä pääsäännön poikkeukseksi. Tapauksessa poliisilaitos oli siirtänyt kantelijan asiakirjapyynnön Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valviran käsiteltäväksi. Poliisilaitos ei ollut selvityksessään kuitenkaan tuonut ilmi, miksi se oli pitänyt asiakirjapyynnön siirtämistä tarkoituksenmukaisena, eikä selvityksessä ilmennyt estettä käsitellä pyyntö itse. Valvira oli vastannut asiakirjapyyntöön vasta kaksi kuukautta tapahtuneen siirron jälkeen. Pyyntö oli epähuomiossa jäänyt kirjaamatta diaariin ja käsittelemättä aluksi asiakirjapyyntönä. (OKV/528/1/2012)



Tietopyynnön perusteleminen
Julkisuuslain pääsäännön mukaan asiakirjapyyntöä ei ole tarpeen perustella, eikä pyytäjän esittämällä asiakirjapyynnön perustelulla ole merkitystä asian oikeudellisessa arvioinnissa. Asiakirjasta perittävän toimitusmaksun kannalta oli kuitenkin merkitystä sillä, oliko asiakirja toimitettu jo aikaisemmin kantelijalle ilman erillistä pyyntöä. Tapauksessa apulaisoikeuskansleri kiinnitti käräjäoikeuden huomiota siihen, että asiakirjapyyntöön on reagoitava julkisuuslaissa säädetyllä tavalla ja annettava siihen ratkaisu. Ratkaisuna ei voi olla pidättäytyminen yhteydenotosta. (OKV/1000/1/2012)



Asiakirjoihin tutustuminen
Viranomainen ei saa omaksua toimintatapoja, joilla todellisuudessa estetään julkisuuden ja osallistumisoikeuksien toteutuminen ohi sen, mitä näistä on laissa nimenomaisesti säädetty. Tapauksessa asiakirjoihin olisi voitu käydä tutustumassa kunnan virastossa etukäteismaksua vastaan. Kantelijalle ei oltu kuitenkaan ilmoitettu tällaisesta mahdollisuudesta. (OKV/1085/1/2011)



Kohtuuton luovutushaitta
Viranomainen voi käyttää harkintavaltaa arvioidessaan sitä, milloin asiakirjojen antaminen pyydetyllä tavalla aiheuttaa kohtuutonta haittaa sen virkatoiminnalle. Aiheutuvaa haittaa on kuitenkin arvioitava ottamalla huomioon julkisuuslaista ilmenevä suhteellisuusperiaate ja lain tarkoitus niin, ettei tiedon saantia vaikeuteta perusteettomasti. Julkisuuslain perusoikeusmyönteistä ja lain tarkoitusta korostavaa tulkintaa olisi tapauksessa kuitenkin paremmin vastannut se, että ELY-keskus olisi toimittanut kantelijan pyytämät asiakirjat tämän pyytämällä tavalla. Kun kantelija ei ollut käynyt tutustumassa asiakirjoihin ELY-keskuksessa, tiedossa ei ollut, olisiko keskus veloittanut kantelijalta etukäteen ilmoittamansa maksun asiakirjojen nähtäväksi valmistelemisesta. ELY-keskuksen menettely ei kuitenkaan ollut perustunut julkisuuslakiin siltä osin, kuin se oli ilmoittanut perivänsä maksun asiakirjojen katseltavaksi valmistelemisesta. (OKV/689/1/2012)



Tietopyynnön muoto
Asiakirjapyyntö voi olla vapaamuotoinen ja sen voi tehdä myös suullisesti. Julkisuuslaissa ei ole säännöksiä esimerkiksi siitä, että asiakirjapyyntö tulisi tehdä tietyssä muodossa tai edes kirjallisesti. Säännöksiä ei ole myöskään siitä, miten salassa pidettävää asiakirjaa pyydettäessä tarvittavat tiedot on annettava, ja nekin voidaan antaa myös suullisesti. Tapauksessa kaupungilla oli harkintavaltaa asiakirjahallintonsa järjestämiseksi hyvän tiedonhallintatavan mukaiseksi. Hyvän tiedonhallintatavan mukaista menettelyä ei kuitenkaan ole asiakirjapyyntöjä käsittely vain käyttämällä tietynlaista lomaketta. Tällaista edellyttäessään kaupunki asettaisi asiakirjapyynnön vireille panemiseksi lakiin perustumattomia toimenpiteitä. (OKV/1640/1/2012)



Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa ei ole säännöksiä siitä, missä muodossa asiakirjapyyntö on tehtävä. Pyyntö voi olla vapaamuotoinen ja esimerkiksi suullinen. Tapauksessa ei tullut esiin erityistä syytä sille, että asiakirjapyynnön tekemistä kirjallisesti olisi ollut syytä edes suositella. Osittain salatun asiakirjan saaneelle tietopyytäjälle ei kerrottu perusteita, joilla osa tiedoista oli salattu. Viraston olisi lisäksi tullut tehdä salassapitoa koskevilta osin päätös kantelijan sitä pyydettyä sen sijaan, että hänelle oli lähetetty tavallinen kirje, josta perusteet ilmenivät. (OKV/1712/1/2013)


Tietopyynnön vastaamistapa
Hyvän hallinnon periaatteiden mukaista on, että viranomaisen asiassa antama päätös lähetetään tietopyytäjälle luvatulla tavalla. Tapauksessa päätös oli luvattu lähettää sähköpostilla. Pyyntöön olisi tullut vastata, vaikka se oli lähetetty viraston sähköpostiosoitteen sijaan asian käsittelijän sähköpostiosoitteeseen. (OKV/793/1/2014)



Eduskunnan oikeusasiamies

Viranomaisen virheellinen menettely tietopyyntöihin vastaamisessa on ongelma, johon on saamissaan kanteluissa kiinnittänyt huomiota myös eduskunnan oikeusasiamies.

Yleisiä esimerkkejä viranomaisen epäasianmukaisesta toiminnasta ovat viranomaisen peruselematon vastaamatta jättäminen saamaansa tiedusteluun (259/2018), päätöksen tekemättä jättäminen kokonaan, esimerkiksi sisäisten sähköpostiongelmien takia (3509/2010) tai viranomaisen ilmoitus tietopyytäjälle ratkaisun tekemisestä vasta muutoksenhakuohjein (3808/2017). Ongelmia on aiheutunut myös siitä, että asiaa on ryhdytty ratkaisemaan vasta tietopyytäjän oikeusasiamiehelle tekemän kantelun jälkeen, koska ao. viranhaltija ei ollut kantelun tekemisen aikana enää virassaan (4311/2017) tai kun viranomaiselta pyydetyt asiakirjat olivat päätyneet epähuomiossa arkistoon (5031/4/13). Oikeusasiamies on kuitenkin edellyttänyt viranomaiselta lainmukaista päätöksen tekemistä eikä pyyntöön reagoimista vasta kantelun pohjalta. Vastaamatta jättämisen sijasta viranomaisen olisi pitänyt esittää tietopyytäjälle oma arvionsa pyydettyjen tietojen saamisesta. Vastaamatta jättämistä on perusteltu myös pyydettyjen tietojen ei-julkisella luonteella. Asiasta valittaminen hallinto-oikeuteen olisi kuitenkin edellyttänyt viranomaiselta asian ohjaamista eteenpäin valituskelpoisella päätöksellään. (1210/2017)

Viranomainen on voinut arvioida virheellisesti tietojen luovutusedellytyksiä ja tietopyytäjän oikeutta pyytämiinsä tietoihin. Tietopyytäjän ammatilla ei oikeusasiamiehen mielestä oli saanut olla merkitystä tietopyynnön käsittelyssä, kun kyse on julkisesta asiakirjasta (4311/2017). Ammatilla ei voinut olla merkitystä myöskään ratkaisussa (928/2011), jossa kantelija oli asianajaja, joka olisi viranomaisen mielestä sen perusteella voinut itsekin pyytää asiaa ylemmän viranomaisen ratkaistavaksi. Tapauksessa viranomainen ei ollut hyväksynyt asianajajaa edustamaan tietopyytäjää ja oli edellyttänyt asiassa kirjallista valtakirjaa. Oikeusasiamiehen mielestä suullinenkin valtuutus olisi ollut asiassa riittävä. Henkilörekisterien kohdalla tietopyytäjältä voitiin lähtökohtaisesti varmistaa luovutusedellytysten olemassaolo. Tapauksessa (1437/2016) kyse oli kuitenkin diaaritiedoista, eikä varmistamista olisi pitänyt oikeusasiamiehen mukaan edellyttää. Virheellisestä menettelystä käy esimerkkinä myös tapaus, jossa viranomaisen tietopyytäjältä vaatimat lisäperustelut tietojen luovuttamiselta olivat myöhentäneet viranomaisen vastauksen saamista (302/2014). Viranomainen oli kritisoinut tietopyytäjää siitä, että tämä oli kannellut asiasta suoraan oikeusasiamiehelle eikä valittanut asiassa ensin viranomaisen oman organisaation edustajalle (2487/2016). Oikeusasiamiehen mukaan hänen tehtävänään on valvoa viranomaistoiminnan lainmukaisuutta, ja jokainen voi joka tapauksessa kannella oikeusasiamiehelle.

  • No labels